Списание кредитового остатка по счету 71 проводки. Деньги под отчет: выявляем задолженность

Счет 71 в бухгалтерском учете — это отдельный бухсчет, предназначенный для отражения сумм, выданных подотчет работникам компании. Разберемся в особенностях его применения, обозначим проводки и правила их составления.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.

Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены.

По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах.

Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.

Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.

На какие цели можно выдать подотчет:

1. Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
2. Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
3. Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
4. Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.

Займы и кредиты работникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет — 73. Некоторые компании, желая упростить учет и уклониться от налогов, оформляют краткосрочные кредиты работникам через 71 счет. Это нарушение.

Правила выдачи денег подотчет

Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.

Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:

1. Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
2. Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
3. Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
4. Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
5. Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
6. Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.

Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы.

Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс. По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет.

К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.

Характеристика счета 71

71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником. Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.

Дебет и кредит счета 71: что отражать

Что отражаем по дебету счета 71

Что указываем в кредите бухсчета 71

71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.

В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил.Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.

Бухгалтерские проводки по счету 71

Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.

Операция	Дебет	Кредит	Документы-основания
Деньги выданы наличными подотчет	71	50	Составлен отчет кассира, расходный ордер
Средства зачислены в подотчет на банковскую карту	71	51	Выписка банка, платежное поручение на перечисление
Зачислены средства в подотчет на корпоративную карточку организации	71	55	Выписка банка со специальных счетов компании
Отражена покупка основного средства по авансовому отчету	08	71	Акт о приемке работ и услуг
Оприходованы материалы и сырье, приобретенные подотчетным лицом	10	71	Накладные, товарные чеки, документы о перевозке, акт о приеме
Отражена сумма затрат по авансовому отчету на производственно-хозяйственные нужды	20, 26, 44	71	Авансовый отчет, накладные
Возврат в кассу средств, неизрасходованных подотчетным лицом	50	71	Отчет кассира, приходный ордер
Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица	73	71	Авансовый отчет

Теперь рассмотрим примеры оформления проводок для различных ситуаций.

Пример № 1. Перерасход — долг в пользу подотчетного работника

ООО «Весна» выдало в июне секретарю Карандашикову П.П. 3000 рублей подотчет для покупки карандашей. Средства были выданы из кассы. Работник произвел закупку на сумму 3150 рублей. О понесенных затратах был составлен авансовый отчет, фискальный чек и товарная накладная приложены к документам.

Проводки:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подотчет выдан из кассы	71	50	3000
Авансовый отчет утвержден, расходы на покупку карандашей приняты к учету	10	71	3150
Перерасход был перечислен секретарю на банковскую карту	71	51	150

Пример № 2. Остаток — долг за подотчетным лицом

На покупку ноутбука специалисту ООО «Весна» Баранкину К.К. было перечислено на карту 35 000 рублей. Магазин компьютерной техники предоставил Баранкину скидку 10% от стоимости ноутбука (3500 рублей). Итого покупка составила 31 500 рублей. Баранкин предоставил авансовый отчет и вернул остаток в кассу.

Проводки:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подотчет перечислен на карту Баранкина	71	51	35 000
Утвержден авансовый отчет, расходы на покупку ноутбука приняты к учету	08	71	31 150
Остаток возвращен в кассу ООО «Весна»	50	71	3500

Пример № 3. Командировочные расходы в подотчет

Бухгалтера ООО «Весна» Дорожкину И.П. направили в командировку на 3 дня для сдачи отчетности. Дорожкиной был предоставлен аванс на командировочные расходы в сумме 20 000 рублей.

Фактические расходы бухгалтера составили 19 000 руб., в том числе:

1. Проезд 4000 × 2 = 8000 рублей, в том числе НДС 1220 рублей.
2. Проживание 2500 × 2 дней = 5000 рублей, в том числе НДС 763 руб.
3. Суточные 2000 × 3 дня = 6000 рублей.

Проводки:

операции	Дт	Кт	Сумма, руб.
Аванс на командировочные выдан Дорожкиной из кассы	71	50	20 000
Списаны расходы на оплату проездного билета без НДС	20	71	6780
Выделен НДС по затратам на билеты	19	71	1220
НДС предъявлен к вычету	68.НДС	19	1220
Списаны расходы на проживание в гостиничном номере без НДС	20, 44	71	4237
Выделен НДС по расходам на проживание	19	71	763
НДС предъявлен к вычету	68.НДС	19	763
Списаны суточные по авансовому отчету	20, 44	71	6000
Бухгалтер вернула неизрасходованный остаток в кассу ООО «Весна»	50	71	1000

Источник: https://ppt.ru/art/buh-uchet/schet-71

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется, корреспондеция, субсчета, основные проводки

Ведя свою хозяйственную деятельность, субъект бизнеса с партнерами и другими лицами может взаимодействовать через своих работников. При этом представляя интересы своего нанимателя они могут нести расходы, на которые руководство компании им выделяет деньги в подотчет. Для учета расчетов с подотчетными лицами субъект бизнеса должен использовать счет 71 в бухгалтерском учете.

Счет 71 в бухгалтерском учете: для чего применяется

На предприятии приказом руководителя вводится перечень подотчетных лиц, которым на установленные цели могут выдаваться деньги. Так как обязательно после того, как будут осуществлены мероприятия, на которые работникам выделялись деньги, требуется представление в бухгалтерию отчета с приложением к нему подтверждающих расход документов, то эти лица являются подотчетными.

Действующие правила расчетов с подотчетниками регулируются порядком ведения кассовых операций. Помимо сотрудников компании подотчетными лицами могут выступать и привлекаемые по договорам подряда граждане.

План счетов бухгалтерского учета предусматривает, что для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать счет 71.

На нем отражается информация о возникновении задолженности работника перед организацией по выданным ему суммам, а также погашение ее путем представления расходов по авансовому отчету.

Здесь же отражается и задолженность компании перед подотчетным лицом, если он произвел расходование собственных средств в производственных целей. По приказу руководителя она возмещается в утвержденной размере при принятии авансового отчета.

Важно! Учитывать на этом счете займы, выданные работникам, нельзя. Для этого применяется отдельный счет 73. Многие субъекты бизнеса под выдачу подотчетных сумм пытаются замаскировать предоставленные работникам на короткие сроки займы. Однако, это является нарушением законодательства.

Подотчетные суммы должны выдаваться только на установленные в приказе цели и за них сотрудник должен отчитаться в определенные сроки или вернуть деньги. ИФНС при проверках могут выявить данные случаи и доначислить налоги и штрафы.

Для учета расчетов с подотчетными лицами нужно использовать журнал ордер №7, в котором отражаются в течение месяца все производимые подотчетным лицом расходы, выдача в подотчет сумм и т.д.

Характеристика счета

Синтетический учет расчетов с лицами, которым выданы подотчетные суммы, организуется на счете 71. Чтобы ответить какой это счет – активный или пассивный, нужно помнить что его сальдо может располагаться как по дебету счета так и по кредиту. Таким образом счет 71 – это активно-пассивный счет, имеющий двойное сальдо.

Остаток на начало периода по дебету счета отражает задолженность подотчетных лиц компании по выданным им на установленные цели деньги. Остаток по кредиту счета фиксирует задолженность компании работнику по осуществленным им за счет собственных средств расходов в интересах организации.

По дебету счета 71 отражается выдача в подотчет денег на установленные предприятием цели или возмещение работнику утвержденных руководством расходов, которые ранее были произведены за его счет.

По кредиту счета отражаются утвержденные расходы подотчетного лица, которые приняты руководством, а также возврат неизрасходованных средств в кассу или удержание их из зарплаты подотчетного лица, если им представлено заявление о данном способе погашение возникшей задолженности.

Для определения конечного сальдо необходимо использовать следующий алгоритм:

1. Если начальное сальдо по счету 71 находится в дебете, то к нему нужно прибавить дебетовый оборот по счет и вычесть суммы за выбранный период по кредиту. Если получится положительное значение, то сальдо на конец будет дебетовое. В противном случае он отражается по кредиту счета.
2. Если начальное сальдо по счету 71 располагается в кредите счета, то к нему следует прибавить оборот по кредиту счета и вычесть общую сумму движения по дебету счета за рассматриваемый период. В случае если итоговое значение будет больше нуля, то его нужно отражать по кредиту счета. Отрицательная сумма подлежит отражению по дебету счета.

Субсчета

Построение аналитического учета по счету производится в разрезе каждого выданного подотчета.

Также счет 71 может иметь следующие субсчета:

• Расчеты с подотчетными лицами в рублях.
• Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте.

В соответствии с учетной политикой организации, к счету 71 открываются субсчета по каждому подотчетному лицу отдельно.

Корреспонденция

Счет 71 может участвовать в проводках со многими счетами.

По дебету счета 71 он может корреспондировать в кредит счетов:

• Счет 50 — при выдаче из кассы подотчетных сумм;
• Счет 51 — при перечислении подотчетных сумм с расчетного счета на карту;
• Счет 52 — при выдаче подотчетных сумм в валюте (например, при загранкомандировке);
• Счет 55 — при выдаче подотчет со спецсчетов;
• Счет 76 — при выдаче денег подотчет по банковскому реестру;
• Счет 79 — при выдаче подотчет за счет средств филиала, обособленного подразделения;
• Счет 91 — при списании курсовых разниц, если выдача средств была произведена в валюте.

По кредиту счета он может вступать в проводки с дебетом следующих счетов:

• Счет 07 — при оприходовании оборудования для дальнейшего монтажа, купленного через подотчетные суммы;
• Счет 08 — при отражении затрат (командировок, прочих затрат), связанных с приобретением объектов внеоборотных активов;
• Счет 10 — при приобретении материалов при помощи подотчетных сумм;
• Счет 11 — при приобретении животных для откорма при помощи подотчетных сумм;
• Счет 15 — при приобретении материалов, если в учетной политике закреплено ведение учета при помощи счета 15;
• Счет 20 — при списании подотчетных сумм на основное производство;
• Счет 23 – при списании подотчетных сумм на вспомогательное производство;
• Счет 25 – при списании подотчетных сумм на общепроизводственные расходы;
• Счет 26 – при списании подотчетных сумм на административные расходы;
• Счет 28 – при списании подотчетных сумм на исправление ранее допущенного брака;
• Счет 29 – при списании подотчетных сумм на затраты обслуживающих и подсобных хозяйств;
• Счет 41 — при отражении приобретения товаров через подотчет;
• Счет 44 – при списании подотчетных сумм на затраты на продажу продукции;
• Счет 45 – при списании подотчетных сумм на приобретение товаров, которые еще не поступили в организацию;
• Счет 50 — при возврате неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
• Счет 51 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на расчетный счет;
• Счет 52 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на валютный счет;
• Счет 55 – при возврате неиспользованных подотчетных сумм на спецсчет в банке;
• Счет 70 — при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (однократное удержание);
• Счет 73 – при удержании невозвращенных подотчетных сумм из зарплаты (многократное удержание);
• Счет 76 — при закрытии задолженности перед поставщиком по уже ранее списанной работе, услуге;
• Счет 79 — при передаче задолженности между филиалами и головными организациями;
• Счет 91 — при отражении недостачи в приобретенных материалах в пределах естественной убыли, при отражении курсовых разниц при выдаче подотчет в валюте;
• Счет 94 — при отражении недостачи, если расходование подотчетной суммы не подтверждено документами и она не возвращена в кассу;
• Счет 97 — при отражении подотчетных затрат, которые будут списаны в будущих периодах;
• Счет 99 — при списании подотчетных средств на ликвидацию чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий.

Порядок выдачи денег в подотчет

Выдача средств подотчет работнику может быть осуществлена несколькими путями.

Самым простым и распространенным способом является выдача денег из кассы. При этом кассир в момент выдачи оформляет операцию расходным кассовым ордером.

До середины 2017 года при выдаче денег подотчет в обязательном порядке работник должен быть оформить заявление о выдаче суммы. Это должен был делать любой сотрудник организации, включая директора. Заявления разрешено было не оформлять при возмещении излишнего подотчета и выдаче суточных на командировку.

С 2017 года в данную процедуру были внесены изменения. Компания может продолжать использовать заявления, либо оформить приказ руководителя, в котором будет указаны Ф.И.О. подотчетников, суммы и сроки отчета по полученным средствам.

Внимание! При отсутствии заявления или приказа, либо некорректном их составлении, на компанию и ответственных лиц могут налагаться штрафы до 50 тысяч рублей.

Заявление для директора должно отличаться от бланков простых работников — в нем он не просит выдать ему подотчет, а дает распоряжение выполнить данное действие.

Последние поправки к порядку кассовых операций разрешают выдавать подотчет новую сумму, если работник по старой еще не отчитался. Ранее такой шаг был запрещен.

Помимо наличных средств, выдавать подотчет можно также путем перечисления с расчетного счета на карточку работника. Для такого шага он оформляет заявление, и включает в него банковские реквизиты для выполнения платежа.

В случае, если заявление оформлено не будет, то налоговый орган при проверке решит, что было выполнено перечисление доходы (зарплаты), и доначислит на сумму налог НДФЛ. Также в платежном поручении нужно указывать, что производится именно выдача подотчет.

Если выдача произведена на карту, то в качестве подтверждающего документа работник может приложить чек из терминала, банкомата, банковскую выписку и аналогичные бланки. В случае, если работник находится в командировке и ему перечисляется дополнительная сумма суточных, то оформлять еще одно заявление не нужно. Но отчитаться по всем суммам нужно будет одновременно.

Внимание! В случае, если работником подотчетная сумма была потрачена не полностью, то после оформления авансового отчета он должен вернуть неиспользованный остаток назад в кассу

Законодательная база содержит указания, на какие цели можно выдавать подотчетные суммы, к ним относятся:

• Оплата служебных командировок и аналогичных поездок;
• Оплата за услуги или работы;
• Покупка материалов и товаров;
• Совершение представительских расходов;
• Другие аналогичные расходы.

Организация может закрепить направления, на которые подотчетные лица имеют право тратить выданные им суммы при помощи издания Положения о подотчете.

Важно! Закон запрещает выдавать средства подотчет для приобретения объектов основных средств. Также подотчетными суммами нельзя совершать единовременные сделки с организациями и предпринимателями, размер которых превышает 100 тысяч рублей.

Типовые бухгалтерские проводки

Рассмотрим, как в типовых ситуациях составляются бухгалтерские проводки по подотчету для чайников.

Приобретение материалов через подотчет

Дебет	Кредит	Название ситуации
71	50/1	Выданы деньги подотчет из кассы
10	71	Приобретены материалы на подотчетные суммы
19	71	Принят к учету НДС по приобретенным материалам
20	10	Приобретенные материалы отпущены в производство
50/1	71	Лицо сдало в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
71	50/1	Подотчетному лицу выдан из кассы перерасход по подотчетным суммам

Командировочные расходы

Дебет	Кредит	Название ситуации
71	50/1	Выданы деньги подотчет из кассы на командировку
20	71	Списаны расходы по приобретению проездных билетов
19	71	Принят к учету НДС по приобретенным билетам
44	71	Списаны затраты на гостиницу и суточные выплаты
19	71	Принят к учету НДС за проживание в гостинице
50/1	71	Подотчетное лицо вернуло остаток средств в кассу

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост! (2 5,00 из 5)

Источник: https://buhproffi.ru/buhuchet/schet-71.html

Списание кредитового остатка по счету 71 проводки. Деньги под отчет: выявляем задолженность

Хочу продолжить рассказывать о формировании обороток по разным счетам, и сегодня на очереди оборотная ведомость по счету 71.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется практически всеми предприятиями. В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2 у данного счета есть несколько субсчетов, мы с вами рассмотрим самый первый субсчет, который тоже называется «Расчеты с подотчетными лицами». Счет является активно-пассивным.

Это означает, что сальдо по счету может быть как по дебету, так и по кредиту. Дебетовое сальдо – означает дебиторскую задолженность или задолженность подотчетного лица перед предприятием.

Кредитовое сальдо, наоборот, показывает кредиторскую задолженность или задолженность предприятия перед подотчетным лицом.

Сама структура счета активная. Это означает, что по дебету будет показываться увеличение задолженность подотчетного лица (в случае выдачи ему денежных авансов), а по кредиту – уменьшение задолженности (при представлении документов на выданные суммы или возврате неиспользованных денежных средств).

Авансы подотчетному лицу могут выдаваться из кассы или с расчетного счета.

Рассмотрим, как формируется оборотная ведомость по счету 71 в 1С. В нашем примере у нас будет два подотчетных лица: Петров Петр Петрович и Иванов Иван Иванович. Петрову были выданы деньги из кассы расходным кассовым ордером на сумму 1 000 рублей на хозяйственные расходы. Иванову 10 000 рублей с расчетного счета на командировочные расходы.

Оборотная ведомость по счету 71 формируется из меню «Отчеты» в верхней части программы. Нужно выбрать «Оборотная ведомость по счету». Также ее можно сделать через закладку «Касса». В правой нижней части этой закладки под названием «Отчеты», самый последний пункт – это ОСВ по счету 71.

Какой вывод мы можем сделать из данного регистра? Обороты по дебету счета формы оборотная ведомость по счету 71 показывают денежные средства, которые были выданы подотчетным лицам и, соответственно, увеличение их задолженности перед предприятием. По кредиту счета мы видим те суммы, по которым подотчетные лица представили авансовые отчеты и уменьшили свою задолженность перед предприятием.

Далее рассмотрим сальдо на конец периода. По работнику Иванову сальдо составляет 1 800 руб. по кредиту. Это означает, что Иванов потратил больше денежных средств, чем ему было выдано (11 800 рублей, вместо 10 000 рублей). Поэтому предприятие должно Иванову 1 800 рублей.

По работнику Петрову сальдо на конец месяца по дебету. Это означает, что Петров должен предприятию 100 рублей, так как ему было выдано 1 000 рублей, а авансовый отчет был представлен только на сумму 900 рублей.

На завершающем этапе движения подотчетных сумм проводят заключительные взаиморасчеты между работником и работодателем. В статье поговорим о выявлении задолженности, определении ее характера и сроках погашения.

Работник, которому было дано поручение осуществить от имени работодателя платеж, произвести расходы, обязан отчитаться. Результаты использования подотчетных сумм он отражает в авансовом отчете [ссылка:1]1 , который затем обрабатывает бухгалтер и утверждает руководитель.

Заключительные взаиморасчеты по подотчетным суммам

По итогам обработки авансового отчета определяется, кто, кому и сколько должен. Полностью ли работник использовал подотчетные суммы, или есть разница между выданным авансом подотчетных сумм и утвержденной суммой расхода? Неравенство сумм означает образование задолженности одной из сторон (работника или работодателя). Ее суть отражает сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Источник информации о задолженности – счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.

2000 № 94н, синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц по каждой сумме, выданной под отчет.

В балансе сальдо по счету 71 представляется в развернутом виде: в активе – сумма дебетовых остатков, в пассиве – кредитовых.

Сальдо по дебету счета 71. Первично дебетовое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образуется в момент выдачи подотчетного аванса. Оно свидетельствует о наличии у работника денег в подотчете. Пока длится срок, отведенный для исполнения поручения, задолженность работника является нормальной и не требует погашения.

Выявленное по итогам обработки авансового отчета дебетовое сальдо по счету 71 свидетельствует о возникновении задолженности подотчетного лица перед работодателем. Такую задолженность работник обязан погасить.

Сальдо по кредиту счета 71. Кредитовое сальдо по счету 71 может быть выявлено только по итогам обработки авансового отчета. Оно означает, что суммы аванса не хватило на осуществление всех порученных приобретений, налицо перерасход подотчетных сумм. Утвержденный руководителем перерасход работодатель обязан возместить работнику.

Срок погашения задолженности

Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.

93 № 40 (далее – Порядок), установлено, что лица, получившие наличные деньги под отчет , обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, сдать отчет об израсходованных суммах и произвести окончательныйрасчет по ним.

Таким образом, со дня завершения периода, установленного руководителем для исполнения поручения, работнику дается три дня для представления авансового отчета и завершения взаиморасчетов. Формально данная норма обращена к работнику, но исполнить ее реально он не может без участия руководителя и бухгалтера.

Ведь только после бухгалтерской обработки авансового отчета и утверждения расходов руководителем выявляется сумма задолженности (неиспользованный остаток или перерасход), по которой и проводятся заключительные взаиморасчеты.

Таким образом, за своевременное завершение взаиморасчетов по подотчетным суммам ответственность несут все участники движения подотчетных сумм, в том числе и бухгалтер.

От типа задолженности зависит порядок действий работодателя

После проверки и утверждения авансового отчета бухгалтер определяет сальдо расчетов с подотчетником. В редких случаях оно равно нулю. В большинстве ситуаций выявляется остаток неиспользованных сумм (дебетовое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами») или перерасход (кредитовое сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

На схеме ниже показаны возможные действия работодателя в обоих случаях. Подробнее о каждом из них вы прочитаете в этом и последующих материалах.

Выявляем неиспользованный остаток

Неиспользованный остаток подотчетных сумм – задолженность работника перед работодателем, которая возникает:

• при неполном расходовании подотчетного аванса;
• отсутствии документального подтверждения произведенных расходов;
• отказе руководителя утвердить некоторые фактически произведенные и документально подтвержденные, но нецелевые расходы.

Рассмотрим на примере порядок выявления неиспользованного остатка подотчетных сумм.

Пример 1

Менеджеру по снабжению ООО «Хрустальный водопад» Н.К. Прохладцеву поручено до 7 сентября 2010 года заключить договор на покупку специальной тары для упаковки партии товара и обеспечить ее доставку. Для исполнения поручения 31 августа работнику выдана материальная доверенность и 6000 руб.

наличными из кассы. Из них 4500 руб. для оплаты 450 единиц тары (по 10 руб. за единицу), поскольку согласно договору с заказчиком ООО «Хрустальный водопад» должно выпустить партию товара в количестве 450 изделий. Оставшиеся 1500 руб. (6000 руб.- 4500 руб.

) он мог потратить на транспортные расходы и доставку тары.

8 сентября 2010 года Н.К. Прохладцев представил авансовый отчет (образец заполнения синим шрифтом смотри в конце статьи).

Как мы видим, общая сумма затрат подотчетного лица составила 6235 руб. Из этой суммы согласно приложенным документам было потрачено:

• 5000 руб. – на закупку тары в количестве 500 единиц (приложены договор, счет, счет-фактура, накладная, квитанция к приходному кассовому ордеру поставщика);
• 500 руб. – на оплату расходов по доставке тары (приложены договор, счет, счет-фактура, накладная, квитанция к приходному кассовому ордеру поставщика);
• 600 руб. – на приобретение букета цветов менеджеру поставщика (приложена квитанция к приходному кассовому ордеру).

Н.К. Прохладцев не смог представить оправдательные документы на сумму 135 руб. (расходы на проезд).

В письменном отчете начальнику отдела снабжения Н.К. Прохладцев дал объяснение результатам исполнения поручения. В частности, по поводу несоответствия количества требуемой и фактически приобретенной тары Н.К. Прохладцев сообщил, что поставщик подходящей тары – ЗАО «Коробушка» отпускает свою продукцию в фасовке минимум 500 единиц, по 12 руб. за единицу.

Н.К. Прохладцеву не удалось найти другого поставщика. Ему пришлось преподнести букет цветов менеджеру отдела сбыта поставщика Г.Е. Рябой, чтобы договориться о более приемлемых условиях поставки. В результате он закупил минимальную партию тары, уплатив 5000 руб. (по 10 руб. за единицу).

Билеты на проезд были утрачены вследствие стирки одежды, в кармане которой они были неосмотрительно оставлены.

При рассмотрении авансового отчета руководитель принял во внимание объяснения сотрудника, и 9 сентября 2010 года утвердил расходы только на закупку и доставку тары.

Бухгалтеру необходимо составить проводки, определить характер и сумму задолженности, заполнить соответствующую часть авансового отчета.

Решение

ДЕБЕТ 10 «Материалы» субсчет 4 «Тара и тарные материалы» КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты с Н.К. Прохладцевым»
– 4237,29 руб. (5000 руб. ÷ 118 × 100) – оприходована тара, приобретенная подотчетным лицом, без НДС;

ДЕБЕТ 10 «Материалы» субсчет 4 и «Тара и тарные материалы» КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты с Н.К. Прохладцевым»
– 423,73 руб. (500 руб. ÷ 118 × 100) – учтены расходы по доставке тары, приобретенной подотчетным лицом, без налога на добавленную стоимость;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 субсчет «Расчеты с Н.К. Прохладцевым»
– 838,98 руб. [(5000 руб. – 4237,29 руб.) + (500 руб. – 423,73 руб.)] – отражен «входной» НДС по таре, приобретенной подотчетным лицом, и по ее доставке.

На оборотной стороне авансового отчета (см. образец в конце статьи) бухгалтерские проводки выделены зеленым шрифтом.

В этом случае образовалось промежуточное сальдо по дебету счета 71 – неиспользованный остаток подотчетных сумм.

О порядке и способах погашения неиспользованного аванса подотчетных сумм и возмещения перерасхода читайте в ближайших номерах

В конце каждого месяца по расчетам с подотчетными лицами принято составлять учетные регистры.

С помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету можно сформировать регистр, который будет содержать информацию о состоянии расчетов с подотчетными лицами на начало месяца, о суммах выданных в текущем месяце подотчет денежных средств, о суммах, за которые подотчетное лицо «отчиталось», включая возврат в кассу неиспользованных денежных средств, и о состоянии расчетов на конец месяца.Для составления такого регистра в форме отчета (меню Отчеты -> Оборотно-сальдовая ведомость по счету) следует указать период составления регистра, организацию, для которой составляется регистр, бухгалтерский счет, для которого составляется регистр, – 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» или 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)», и нажать на кнопку. По умолчанию данные в отчете приводятся с детализацией по каждому подотчетному лицу, объекту аналитического учета на счете (рис. 3-22).При составлении регистра по счету 71.21 данные в оборотно- сальдовой ведомости приводятся не только в рублях, но и валютных суммах (рис. 3-23).

Для получения более подробной информации по субконто необхо-димо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на строке с интересующим объектом аналитического учета. На экран выводится отчет Карточка счета, содержащий все операции с данным объектом на счете за период, к которому относится сформированная оборотно-сальдовая ведомость.

Анализ счета 71С помощью отчета Анализ счета можно сформировать регистр, который будет содержать информацию об оборотах на счете 71.01 или 71.21 в корреспонденции с другими бухгалтерскими счетами за указанный период, а также остатках на начало и конец этого периода.

Для составления такого регистра в форме отчета (меню Отчеты -> Анализ счета) следует указать период составления регистра, бухгалтерский счет, для которого составляется регистр, – 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» или 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)», и нажать на кнопку.

По умолчанию данные в отчете приводятся без детализации данных по корреспондирующим субсчетам, значениям субконто и т.д. (рис. 3-24).Для практических целей такой отчет недостаточно информативен. Настройка параметров отчета для получения более детальной информации производится с помощью вспомогательной формы, открываемой по кнопке.Анализ счета 71.

01 (Май 2008 г) Общество с ограниченной ответственностью “Белая _і ?Действия» > Сформировать Заголовок Настройка..Организация і Белая акация

Периоде: ,”es”:[“yscohtoMyzU”],”bg”:[“uEvxbyOaAZ4″,”_JIzJkeRI”],”pl”:[“grzFxOL5wbY”],”ro”:[“S54EBDrKZ48″,”4DQg26_kPio”]}

Источник: https://www.yuriste.ru/writeoff-of-the-credit-balance-on-account-71-of-the-posting-money-under-report-we-identify-debt/

Списание кредиторской задолженности – проводки и сроки

Списание кредиторской задолженности – проводки, которыми оно отражается, должен знать каждый практикующий бухгалтер.

Какие конкретно счета корреспондируют между собой при списании той или иной кредиторской задолженности, особенно важно понимать сегодня, в условиях кризиса, поскольку такая задача часто возникает у большинства малых и средних предприятий. Об этом и расскажем в нашей статье.

Механизм и сроки списания кредиторской задолженности

Как происходит списание просроченной кредиторской задолженности

Списана кредиторская задолженность (проводка)

Списание кредиторской задолженности (проводки в типовых ситуациях)

Итоги

Механизм и сроки списания кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность (далее — КЗ) может возникнуть у организации перед покупателями, поставщиками, собственными работниками, учредителями, дочерними обществами, заимодавцами и бюджетом.

Она учитывается в бухгалтерской отчетности до момента погашения. Если же погашения так и не происходит, но при этом кредитор не предпринимает каких-либо действий по взысканию задолженности, по прошествии определенного времени (срока давности) такую КЗ необходимо списать (пп. 7, 10.4 ПБУ 9/99).

Общеустановленный срок давности в силу ст. 195, 196 ГК РФ составляет 3 года с момента возникновения обязательства.

При этом если в течение этих 3 лет должник своими действиями фактически признал наличие у него долга, то срок давности прерывается и отсчитывается заново (перечень возможных действий содержится в постановлении пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

КЗ в организации списывается отдельно по каждому основанию.

Как происходит списание просроченной кредиторской задолженности

Первым шагом на пути к списанию КЗ является проведение инвентаризации (оформляется приказом руководителя).

О том, как происходит инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, мы рассказали здесь.

А здесь вы найдете образец приказа на проведение инвентаризации.

По ее итогам составляется акт инвентаризации, в котором отражаются размеры КЗ применительно к каждому основанию в отдельности.

О выявлении КЗ по страховым взносам см. статью «Как можно узнать задолженность по страховым взносам?»

На основании такого акта, а также бухгалтерской справки формируется приказ руководителя организации о списании КЗ по конкретному основанию.

Списана кредиторская задолженность (проводка)

Списанная КЗ подлежит отражению в составе прочих доходов (п. 7, 10.4 ПБУ 9/99), т. е. по кредиту счета 91 (субсчет 1).

Согласно инструкции по применению плана счетов, со счетом 91 могут корреспондировать счета учета расчетов с поставщиками (счет 60), покупателями (счет 62), по полученным кредитам и займам (счета 66, 67), социальному страхованию (счет 69), с персоналом (счета 70, 73), подотчетными лицами (счет 71), иными дебиторами и кредиторами (счет 76).

О списании КЗ перед бюджетом см. статью «Налоговый орган спишет задолженность перед бюджетом только после того как признает ее безнадежной ко взысканию».

Таким образом, для списания кредиторской задолженности проводка общего вида выглядит следующим образом: Д Х К 91-1, где Д Х — дебет по счету, на котором обязательство учитывалось ранее (в зависимости от вида обязательства), а К 91-1 — кредит по счету 91 (субсчет 1).

Списание кредиторской задолженности (проводки в типовых ситуациях)

В бизнес-практике может возникнуть множество ситуаций, требующих списания КЗ. Остановимся на часто встречающихся из них.

Наиболее распространенный случай — списание КЗ перед поставщиками и подрядчиками за осуществленные поставки (работы, услуги). В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой: Д 60 К 91-1.

Нередко приходится списывать КЗ по полученной предоплате, поставки в счет которой так и не были осуществлены. Чтобы провести списание кредиторской задолженности проводка должна выглядеть так: Д 62 К 91-1.

О том, что делать с НДС в таких ситуациях см. статью «НДС при списании кредиторской задолженности: проблемные ситуации».

Нельзя также исключать вероятность возникновения КЗ перед персоналом по оплате труда либо в случаях, когда подотчетное лицо допустило перерасход выданных средств.

По общему правилу если работнику не была выплачена какая-то часть причитающейся суммы оплаты труда (зарплата либо премия), то такая задолженность признается депонированной и отражается на счете 76.

В этом случае проводка для списания кредиторской задолженности перед персоналом используется следующего вида: Д 76 К 91-1.

В отношении подотчетных лиц специфических правил нет, поэтому списание КЗ перед подотчетным лицом в размере осуществленного им перерасхода оформляется проводкой: Д 71 К 91-1.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/spisanie_kreditorskoj_zadolzhennosti_provodki_i_sroki/