В каких учреждениях создаются канцелярии. Канцелярия — это вспомогательный сегмент или важнейший отдел компании

Page 3

Источник: https://studbooks.net/1283558/buhgalterskiy_uchet_i_audit/struktura_osnovnye_funktsii_sluzhb_dokumentatsionnogo_obespecheniya_upravleniya

Чем занимается канцелярия

Указанные структурные единицы, хотя и упоминаются в законодательстве, не имеют чётких правовых определений.

Поэтому говоря об их различиях и соотношении, можно указать лишь на устоявшуюся практику, а не на законодательные нормы.

Исторически сложилось, что служба – это самое крупное подразделение, которых на предприятии меньше всего. Оно отвечает за приоритетное направление работы, координируя деятельность отделов и секторов.

Реклама

На втором месте находится отдел, который принимает более узкую сферу деятельности. В его состав, как правило, входит не менее трёх человек, в том числе руководитель.

Должность начальника отдела даёт возможность управлять только своими подчинёнными, но не оставляет широкого пространства для манёвра. На третьем месте – сектор, самая маленькая единица, занимающаяся исключительно прикладной работой.

Их на предприятии может и не быть, если его структура относительно невелика.

И всё же, стоит оговориться, что конкретные наименования структурных единиц зависят скорее от традиций, нежели от численности и особенностей работы. Убедиться в этом можно, ознакомившись с иерархией важнейших государственных органов России.

4. Функции

Канцелярия выполняет следующие функции:

4.1. Ведение делопроизводства на предприятии.

4.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

4.3. Работа по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.

4.4. Контроль за сроками исполнения документов, их правильным оформлением.

4.5. Формирование дел и сдача их на хранение.

4.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.

4.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.

4.8. Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением дел и своевременной сдачей их в архив.

4.9. По результатам контроля за исполнением составление соответствующих отчетов, справок, сводок.

4.10. Разработка предложений по улучшению исполнительской дисциплины, по своевременному исполнению структурными подразделениями поручений, а также предложений о заслушивании на совещаниях руководителей подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.

4.11. Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.

4.12. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствование автоматизированных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.13. Разработка и осуществление мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.14. Разработка мероприятий по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.15. Выполнение копировальных и множительных работ.

4.16. Выполнение машинописных работ (прием материала для печатания, распределение между машинистками, учет выработки, сдача выполненной работы).

4.17. .

5. Права

5.1. Канцелярия имеет право:

— давать указания подразделениям предприятия по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии и вытекающим из функций, перечисленных в настоящем положении;

— требовать и получать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления деятельности канцелярии.

— требовать предоставления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений;

— возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения правил делопроизводства;

— вносить предложения руководству предприятия о привлечении в установленном порядке к материальной и дисциплинарной ответственности работников предприятия по результатам проверок;

— давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

— .

5.2. Заведующий канцелярией вправе подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии, а также вносить предложения в отдел кадров и руководству предприятия о перемещении работников канцелярии, их поощрении за успешную работу и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

5.3. .

7. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией функций, предусмотренных настоящим положением, несет заведующий канцелярией.

7.2. На заведующего канцелярией возлагается персональная ответственность за:

— организацию деятельности канцелярии по выполнению возложенных на нее задач и функций;

— организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

— сохранность принятых в работу документов;

— соблюдение работниками канцелярии трудовой и производственной дисциплины;

— обеспечение сохранности имущества, находящегося в канцелярии и соблюдение правил пожарной безопасности;

— подбор, расстановку и деятельность работников канцелярии;

— соответствие действующему законодательству Российской Федерации визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов;

— .

7.3. Ответственность работников канцелярии устанавливается должностными инструкциями.

7.4. .

Руководитель структурного подразделения

Согласовано:

Начальник юридического отдела

Профессия: делопроизводитель

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

Как давно вы работаете делопроизводителем?

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров.

Чтобы развиваться дальше, я перешла в логистическую компанию на должность офис-менеджера, где узнала много нового и столкнулась с совершенно другими интересными задачами.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты.

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист.

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера.

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности секретаря или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании.

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель?

Минимальные требования:

• Умение работать с оргтехникой
• Знание стандартного пакета Microsoft Office
• Приём и распределение телефонных звонков

Максимальные требования:

• Знание делового этикета
• Приём и встреча гостей компании
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• Составление приказов и различных документов
• Знание деловой переписки
• Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно:

• Умение работать в режиме многозадачности
• Стрессоустойчивость (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании.

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы.

И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности.

Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам.

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Источник: https://velereya.ru/chem-zanimaetsya-kantselyariya/

В каких учреждениях создаются канцелярии. канцелярия – это вспомогательный сегмент или важнейший отдел компании

Скачать должностную инструкцию

заведующего канцелярией (.doc, 92КБ)

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
4. Заведующий канцелярией должен знать:
   1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
   2. 4.2.

      Единую государственную систему делопроизводства.

   3. 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
   4. 4.4. Структуру организации.
   5. 4.5. Организацию делопроизводства в организации.
   6. 4.6. Схемы документооборота.
   7. 4.7.

      Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

   8. 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
   9. 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
   10. 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
   11. 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.
   12. 4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
   13. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
   14. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
   1. 5.1. Положением о канцелярии организации.
   2. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
   3. 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
7. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.

   ) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
8. Взаимодействовать:
   1. 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
   2. 8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
   3. 8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
   4. 8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

1 ботальон 2-ого оперативного полка полиции Главного управле… – Москва 23000 руб.

Обязанности:~ Делопроизводство. Требования: Знание ПК. Пунктуальность и ответственность. Условия: График 5.2 Оплачивается проезд на общественном транспорте города Москвы. Стабильная заработная плата.

13 дней назад

Российский капитал, АКБ – метро Перово, Москва

Обязанности: Регистрация входящей/исходящей корреспонденции; Ведение дел; Контроль документооборота; Подготовка почтовых отправлений. Требования: Высшее или среднее специальное образование; Желателен опыт работы в отделе документооборота…

7 дней назад

Русфинанс Банк – Москва 37000 руб.

Должностные обязанности: работа по приему и обработке корреспонденции через Почту России и курьерские службы отправка и забор корреспонденции через почтовые отделения, работа с представителями Почты России прием, регистрация, выдача сотрудникам входящей корреспонденции…

5 дней назад

Судебный участок №347 Савеловского района г.Москвы – Москва 12000 руб.

Обязанности:~ Прием и регистрация входящей, исходящей корреспонденции, ведение делопроизводства суда. Требования:~ Образование не ниже среднего профессионального юридического, внимательность, желание работать в суде. Условия: График работы…

3 часа назад

Москва

Обязанности: Документационное обеспечение деятельности приемной Генерального директора Общества. Своевременное распечатывание и предоставление документов из АСУД Генерального директора Общества для рассмотрения и согласования. Выдача типовых резолюций от Генерального…

14 дней назад

Государственная инспекция труда в городе Москве – метро Домодедовская, Москва 15000 руб.

Обязанности: Работа с большим объемом информации. Обработка данных на компьютере. Требования: Образование среднее специальное, высшее. Знание компьютера на уровне уверенного пользователя и иной оргтехники, собранность, аккуратность…

27 дней назад

Судебный участок №429 района Черемушки города Москвы – метро Профсоюзная, Москва 12000 – 25000 руб.

Обязанности: прием, регистрация и отправка корреспонденции; ведение делопроизводства на судебном участке; ведение архива судебного участка; составление статистической отчетности; оформление исполнительных листов; учет движения, исполнения и хранения…

Месяц назад

Интер РАО – Управление электрогенерацией – Москва

Обязанности: Ведение централизованного делопроизводства Общества и Управляемых обществ. Ведение конфиденциального делопроизводства Общества и Управляемых обществ. Осуществление контроля исполнения документов Общества и входящих контрольных документов. …

5 дней назад

Научно-исследовательский институт точных приборов – Москва 30000 – 40000 руб.

Должностные обязанности:Работа в системе электронного документооборота (СЭД). Регистрация, ведение учета корреспонденции. Ведение учета прохождения документов, контроль за их исполнением. Работа с секретными документами. Работа с текущим архивом. Работа временная вместо…

5 дней назад

Каскад – Москва 48000 – 57000 руб.

…Обязанности: Доставка промышленных товаров народного потребления/канцелярии. В день 6-7 доставок(максимальный общий вес до 7 кг) Работа по Москве в пределах МКАДа. Требования: Ответственность/Исполнительность Коммуникабельность/Находчивость/Внимательность…

4 дня назад

ФКУ СИЗО-3 УФСИН России по г.Москве – Москва 25000 руб.

Прошедшие службу в Вооруженных силах, годные по состоянию здоровья по статье “А”Военная служба по контракту Начальникканцелярии Дисциплинированность ОтветственностьПрошедшие службу в Вооруженных силах, годные по состоянию здоровья по статье “А”

7 дней назад

Транспортная компания – Москва 23742 – 27290 руб.

Должностные обязанности:Своевременная обработка корреспонденции, ее доставку по назначению, работа по регистрации, учету, хранению, разработка номенклатуры дел, хранение дел и оперативное использования документной информации, формирование дел, подготовка дел для сдачи…

1.1. Канцелярия является структурным подразделением отдела по общим вопросам.1.2.Канцелярия создается, реорганизуется и ликвидируется приказом ректора университета.1.3.

Канцелярия подчиняется непосредственно начальнику отдела по общим вопросам, а в его отсутствие лицу, исполняющему его обязанности.

1.4.

Штатную численность канцелярии утверждает ректор университета по представлению начальника отдела по общим вопросам.

1.5. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

Источник: https://www.yuriste.ru/in-which-institutions-are-created-offices-the-office-is-an-auxiliary-segment-or-the-most-important-department-of-the-company/

Положение о канцелярии – Советы юриста – АНГАРД.РФ

_____________________________________________________________
(наименование работодателя)

_______________________________
(гриф утверждения)

_______________________________ (отметка об учете мнения представительного

органа работников)

ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

_________ № _____

1.1. Наименование подразделения – Канцелярия

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).

1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения

1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3. Руководство и подчиненность подразделения

1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4. Состав подразделения

1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.

1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:

• Устава предприятия (учреждения, организации);
• настоящего Положения;
• трудового законодательства.

2.1. Задачи канцелярии

2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.1.2 . Анализ работы по делопроизводству.

2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.

2.2. Функции канцелярии

2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).

2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.

2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.

Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:

3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.

3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.

3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.

3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.

3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.

3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).

Канцелярия обязана:

3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).

3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.

3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.

3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.

4. Ответственность

4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.

4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.

Подписи, визы согласования

Вам также может понравиться

Источник: https://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/obrazcy-dokumentov/dokumenty-dlya-rabotodatelya/polozhenie-o-kantselyarii/

Канцелярия – это вспомогательный сегмент или важнейший отдел компании? – Бизнес статьи

Абсолютно любая организация состоит из специализированных отделов, деятельность каждого из которых имеет различную направленность. Многие из них появились еще в прошлых веках и остались в обиходе до сих пор.

Виной этому необходимость осуществления определенной деятельности в организации и разделение труда между специалистами разных направлений.

К этому относится и работа с документацией, которой занимаются отделения канцелярии.

Что такое канцелярия?

В данный момент существует множество трактовок данного термина. Самые известные толковые словари говорят, что канцелярия — это отдел в учреждении или организации, который руководит делопроизводством.

В компаниях к числу сотрудников этого отдела можно отнести специалистов, работающих с архивами, в которых хранится документация, и составляющих бланки новых документов.

В некоторых случаях работники из данного отдела следят за наличием необходимых канцелярских принадлежностей, закупают в случае нехватки дополнительные предметы.

Несмотря на всеобщее заблуждение, канцелярия — это важнейший элемент любой организации, особенно, если она работает в государственных и военных целях.

Но и в данном случае в число основных обязанностей специалистов канцелярии входит создание, обработка, регистрирование и хранение документов, которые выполняются в строгой секретности.

[custom_ads_shortcode1]

Кто работает в данном отделе?

None В крупных организациях штат отдела может вырасти до 15-20 человек.

Можно сказать, что канцелярия — это единственный сегмент организации, который имеет непосредственную связь со всеми другими сегментами компании на всех этапах работы.

Абсолютно любая организация состоит из специализированных отделов, деятельность каждого из которых имеет различную направленность. Многие из них появились еще в прошлых веках и остались в обиходе до сих пор.

Виной этому необходимость осуществления определенной деятельности в организации и разделение труда между специалистами разных направлений.

К этому относится и работа с документацией, которой занимаются отделения канцелярии.

[custom_ads_shortcode2]

Отдел канцелярии в организации – чем занимается

Документооборот и делопроизводство – необходимый атрибут государственного аппарата и большей части коммерческих и не коммерческих предприятий с тех пор, как человек обрел умение писать и получил потребность в фиксации событий на бумаге.

Канцелярия имела значимое место в структуре государственного аппарата, особенно в Ватикане. Сегодня отдел канцелярии на предприятии выполняет одну из основополагающих функций в ведении хозяйственной, производственной и торговой деятельности.

Отдел канцелярии в организации

Канцелярия – это отдел в организации, занимающийся делопроизводством и документооборотом. В свою очередь, делопроизводство – обеспечение управленческой деятельности с помощью документирования и организации работы с документами по строгим государственным стандартам ведения информации.

Документооборот – работа по движению документов внутри организации, между организациями и грамотное хранение документов.

Канцелярия может быть самостоятельным отделом организации, фирмы и предприятия, или частью отдела информационного и документационного обеспечения. Канцелярия создается и ликвидируется руководителем предприятия и подчиняется ему непосредственно. Начальника отдела канцелярии назначает руководитель предприятия, он же утверждает структуру отдела, где могут быть:

• Бюро машинного набора текста;
• Бюро копирования и умноженья документов;
• Секретариат;
• Отдел экспедиции – занимается работой с входящей и исходящей корреспонденцией.

Распределением обязанностей в отделе канцелярии занимаются руководители бюро и отделов по согласованию с начальником отдела канцелярии.

Отдел канцелярии – чем занимается

Сотрудники отдела канцелярии должны иметь постоянный доступ к государственным стандартам оформления документов любого предназначения – от прошений в муниципальные службы до договора купли-продажи с клиентом или другой организацией. От соответствия всех документов государственным стандартам зависит их правовая сила в разрешении спорных вопросов в пользу компании.

С развитием технологий на отдел канцелярии легла обязанность по обеспечению документооборота в электронном виде, то есть создание и хранение электронных шаблонов необходимых для работы предприятия документов. Кроме этого, канцелярия ведает корреспонденцией, получаемой, отправляемой и распределяемой внутри предприятия.

Отдельно стоит выделить методическую функцию отдела канцелярии по ведению информации.

Канцелярия по распоряжению руководителя предприятия может заниматься разработкой и улучшением каналов и средств получения, фиксации, передачи и хранения информации, а также внедрением наработок в работу других структурных элементов предприятия. На практике это может быть, например, создание и поддержание закрытой и безопасной корпоративной почты в электронном или физическом виде.

Правовая база функционирования отдела канцелярии

Делопроизводство – основная деятельность отдела канцелярии на предприятии, регламентируется государственным стандартом РФ Р 7.0.97-2016.

Этот нормативный документ описывает все стандарты оформления документов как в письменном, так и в печатном, так и в электронном виде вплоть до величины отступа красной строки, шрифта и межстрочного интервала.

Эти данные очень важны для сотрудников канцелярии, так как нарушение ГОСТа влечет за собой аннулирование правовой силы документа, принадлежащего как юридическому, так и физическому лицу.

С хранением документов в архиве предприятия все намного сложнее и требует большей ответственности, так как некоторые записи фигурируют в расчете пенсионных выплат граждан, а некоторые регулируют правомочность юридических лиц в торговле, хозяйственной деятельности и оказании услуг физическим или юридическим лицам.

Так, федеральный закон РФ №125 от 2004 года определяет условия и сроки хранения документов, подтверждающих стаж работника, для расчета пенсии и социальных выплат. По закону такие документы должны храниться от 50 до 75 лет.

Согласно приказу Министерства культуры РФ №558 от 2010 года, управленческие документы должны храниться от 5 лет и до неограниченного срока.

Согласно тому же документу, существует 1003 вида управленческих документов, и сотрудники канцелярии обязаны знать их если не наизусть, то хотя бы организовать архивное хранение так, чтобы не перепутать сроки хранения тех или иных документов. Это может повлечь административную ответственность.

И конечно сотрудник канцелярии должен быть знаком с правовыми нормами архивного хранения и передачи из архива документов от всех структурных элементов компании – от хозяйственного отдела до бухгалтерии и отдела продаж. (34 голос., 4,60 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/otdel-kantselyarii-v-organizatsii-chem-zanimaetsya.html

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ: 1. Управление делами. 2. Канцелярия. 3. Общий отдел. 4. Секретарь. Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения: 1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: – приемная; – секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; – секретариат коллегии; – протокольное бюро; В функции секретариата входит: – предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; – подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; – организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления. 2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования ДОУ, методический центр; К его функциям относятся: – разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; – разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); – разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения). 3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на: – экспедицию; – бюро переписки; – бюро учета и регистрации документов; – компьютерный центр обработки и размножения текстов документов. 4. Отдел писем; 5. Центральный архив; 6. Инспекция; Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы): 1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции; 2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива; 3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений; 4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие: – подготовка обращений к рассмотрению руководством; – контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации; – извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений; – организация приема граждан по личным вопросам руководством организации. 5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы; 6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр; 7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение; Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления. В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции: – подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; – анализ документов, подготовленных структурными подразделениями; – подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями; – организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности. Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

На мой взгляд, на современном этапе развития технологий можно вести речь только об электронном виде документационного обеспечения управления. С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации о современном обществе. Практически все властвующие и хозяйствующие субъекты в своей работе в той или иной степени используют информационные технологии. Следует ожидать, что в ближайшие годы электронные документы превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов. Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности: § Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов. § Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы). § Информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т.п. § Собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями и материалами, электронные письма, сообщения Интернет-СМИ и т.п. Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением ЭЦП. Такие документы уже сильно потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в бухгалтерских расчетах, в переписке, в подготовке договоров и распорядительных документов; в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов (в органах власти). Другая тенденция последних лет: набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму и развитие на этой основе общей информационно-документальной системы поддержки управленческих решений. Причины такой конверсии могут быть разные. Крупные организации, имеющие разветвленную сеть филиалов и отделений, таким образом, стремятся увеличить оперативность информации (хотя бы в справочных целях). Другие организации рассматривают конверсию как средство перевода бумажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расходов. Конверсия здесь – средство оптимизации способов вторичного использования документов. Таким образом, электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим, они становятся все более ценным информационным ресурсом как для организаций и предприятий, так и для государства в целом. Нужно отметить, что в США за последние годы объем продаж программного обеспечения, решающего различные вопросы управления документами и информацией, резко возрос. Главные причины этого явления — идущее ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что электронные документы стали не только привычными, но и предпочтительными.

Перейти к загрузке файла 1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005;2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006;3. Березина Н.М. Современное делопроизводство, 3-е изд., – СПб.: Питер, 2007;4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. И др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001;