Назначение информационно-справочных документов, современные требования к оформлению – технология работы с информационно-справочными документами. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы: состав, особенности оформления

Назначение информационно-справочных документов, современные требования к оформлению - технология работы с информационно-справочными документами. Информационно-справочные документы

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный профессионально-педагогический университет»

Институт социологии и права          

Реферат

по курсу «Документоведение и делопроизводство» 

На тему: «Информационно-справочные документы: состав, особенности оформления»                     

Екатеринбург

2011  

     СОДЕРЖАНИЕ 

Введение…………………………………………………………………………4

  1. Акт…………………………………………………………………………5
  2. Протокол…………………………………………………………………..6
  3. Докладная записка……………………………………………………..…9
  4. Письмо……………………………………………………………………10
  5. Справка…………………………………………………………………..13
  6. Телеграмма……………………………………………………………….14

Заключение……………………………………………………………………..19

Список литературы…………………………………………………………….20

Приложение № 1………………………………………………………………..21

Приложение № 2…………………………………………………………….…22 

     Введение 

     Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

     Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы.

По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д.

Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

     Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

     К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

     Определим, что целью данного реферата является глубокое и всесторонне изучение справочно-информационных документов, используемых в деятельности предприятия.

     1. Акт

 

     Акт – справочно-информационный документ.

     Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

     Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

     Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

     Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

     Акт может иметь гриф согласования.

     Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

     Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

     В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

     При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

     В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

     Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

     С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

     При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

     Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

     Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

     Образец акта представлен в приложении 1.

     2. Протокол

 

     Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

     Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

     Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

     Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

     Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

     К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора.

     Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

     К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

     Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

     Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).

     Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

     С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

     После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

     Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

     Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

     Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).

     Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

     Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

     При выборах в протоколе указывают результаты ания по каждой кандидатуре.

     Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

     Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

     Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.

     Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.

     Образец протокола представлен в приложении 2.

     3. Докладная записка

 

     Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

     В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

     В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

     Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

     Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4, подписывает их руководитель организации.

     Датой документа считается дата ее подписания.

     Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Источник: //stud24.ru/records-management/informacionnospravochnye-dokumenty-sostav-osobennosti-oformleniya/61664-203415-page1.html

Урок по теме

Назначение информационно-справочных документов, современные требования к оформлению - технология работы с информационно-справочными документами. Информационно-справочные документы

Цели:

  • научить учащихся выделять информационно-справочные документы среди управленческой документации,
  • сформировать навыки составления и оформления информационно-справочных документов,
  • воспитывать у учащихся интерес к профессии делопроизводителя, бережное отношение к оргтехнике.

Обеспечение: разноуровневые индивидуальные карточки, текстовый процессор.

Тип урока: занятие усвоения знаний на основе имеющихся.

Форма организации: фронтальный опрос, самостоятельная работа.

Межпредметные связи: Основы современной оргтехники, Основы редактирования документов.

Учащиеся должны знать:

  • Понятия документ, реквизит,
  • Состав и назначение реквизитов документов,
  • Определять классификацию ОРД и информационно-справочную документацию.

Учащиеся должны уметь:

  • Составлять управленческие документы,
  • Оформлять документы согласно ГОСТ, используя ПК, текстовый процессор,
  • Редактировать , форматировать сохранять документы на ПК.

План урока:

  1. Орг момент.
  2. Повторение ранее изученного.
  3. Изложение нового материала.
  4. Закрепление данного урока.
  5. Итог урока, оценивание работ учащихся.
  6. Задание на дом.

II. Повторение раннее изученного

– В течении ряда уроков мы с вами изучали управленческие документы. Осваивали составления и оформления этих документов. Давайте сейчас еще раз вместе вспомним управленческие документы.

– ? Какую классификацию документов вы знаете?

– К доске приглашаются 2 человека, которые заполнять группы ОРД. (записывают самостоятельно у доски)

– А мы с вами устно вспомним организационно-распорядительные документы.

Вопрос – ответ:

  1. Как называется документ, в котором определяется должностные обязанности работника учреждения? (должностная инструкция)
  2. Назначение распорядительных документов? (управление предприятия)
  3. Из каких частей состоит текст распорядительного документа приказа? (констатирующей и распорядительной)
  4. Назовите правовой документ, определяющий порядок образования, компетенцию, функции, задачи организации (учреждения, предприятия)? (устав)
  5. В каком документе определяется фонд заработной платы каждого сотрудника? (штатное расписание)
  6. Какие способы расположения реквизитов вы знаете? (центрированное, флаговое)
  7. В каком документе отсутствует реквизит «Наименование документа»? (письмо)
  8. Сколько реквизитов установлено ГОСТом для оформления управленческих документов? (ГОСТ 1997-29, ГОСТ 2003-30).
  9. Какие новые реквизиты были включены ГОСТом 2003г.? (ОГРН – основной государственный регистрационный номер налогоплательщика, ИНН – идентификационный номер налогоплательщика)

III. Изложение нового материала.

Сегодня на уроке мы с вами познакомимся с информационно-справочными документами, правилами их оформления.

– Как вы думаете, какие документы относятся к информационно-справочным?

– Для чего нужны данные документы?

– Какая общая функция этих документов?

СПРАВКА – это документ, содержащий информацию по какому- либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

– ? Встречались ли вы с данным видом документа?

По содержанию справки бывают двух видов:

  1. удостоверяющие юридический факт (выдаются гражданам, другим организациям),
  2. информационного характера – подтверждающие события производственной деятельности, ход работы.

Образец справки – приложение 2.

Правила оформления:

  • На общем бланке А4 или А5.
  • Реквизиты:
  • Наименование организации (автора)
  • Наименование вида документа
  • Дата
  • Регистрационный номер
  • Место издания
  • Адресат
  • Заголовок к тексту (А4)
  • Текст (в виде таблицы, разделы, пункты)
  • Отметка о наличии приложения
  • Подпись
  • Печать

ТЕЛЕГРАММА – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

– ? Вы наверняка встречались с телеграммой, что можете сказать о данном документе?

Образец телеграммы – приложение 2.

Правила оформления:

  • На общем бланке А4.
  • Реквизиты
  • Наименование вида документа
  • Категория телеграммы (обычная, срочная, международная, правительственная и т.д.)
  • Адресат (чисто условно)
  • Текст (особый телеграфный стиль – отсутствуют союзы, предлоги, частицы, кроме «не», числа прописью, знаки препинания – ЗПТ, ТЧК, ДВТ, КВЧ)
  • Фамилия руководителя подписавшего телеграмму (м.б. должность)
  • _______________________________________________________

– Данная часть телеграммы печатается заглавными буквами, без абзацев, через 1,5 – межстрочных интервала, и отчерчивается разделяющей линией.

– Под чертой оформляются реквизиты, которые не передаются по телеграфу.

  • Адрес и наименование организации отправителя
  • Подпись
  • Дата
  • Печать

АКТ – это документ, составляемый специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначенные приказом руководителя и подтверждающий установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия (организации, учреждения).

– В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:

  • Акты по результатам обследования или ревизии,
  • Акты приема- передачи,
  • Акты об испытаниях новых изделий и т.д.

Образец акта – приложение 2.

Правила оформления:

  • На общем бланке формата А4.
  • Реквизиты
  • Гриф утверждения
  • Наименование документа
  • Дата
  • Регистрационный номер
  • Место издания
  • Заголовок к тексту
  • Текст
  • Отметка о наличии приложения
  • Подпись
  • Отметка об исполнителе

Текст акта:

  • 1-я часть ВВОДНАЯ – указывается основание для составления акта (№ и дата приказа на основании которого была создана комиссия, перечисляются председатель, члены комиссии),
  • 2-я часть КОНСТАТИРУЮЩАЯ – излагаются цели и задачи составления акта и установленные факты и выводы.

– Количество экз. определяется количеством заинтересованных сторон, указывается кому передан каждый экземпляр акта.

– Подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

– Акт, вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка (нарушение трудовой дисциплины, невыполнения поручений).

Образец объяснительной записки – приложение 2.

Правила оформления:

  • На общем бланке формата А4, Способ оформления: при помощи ПК и рукописным способом.
  • Реквизиты
  • Адресат
  • Наименование должности И.О. Фамилия (дат падеж)
  • Наименование документа
  • Текст (д.б. объективным, убедительным, давать четкие разъяснения)
  • Подпись (должность составителя)
  • Дата

IV. Закрепление

Итак, давайте ответим на вопросы поставленные в начале

«Какие документы относятся к информационно-справочным?»

(ответы учащихся)

«Какая общая функция, назначение информационно- справочных документов?»:

(ответы учащихся)

Ответы:

  1. содержат информацию о фактическом положении дел,
  2. служат основанием для принятия распорядительных документов.

Самостоятельная индивидуальная работа:

– Каждый выбирает карточку с заданием А, В, С в зависимости от своей оценки усвоенных знаний сегодняшнего урока.

– Задание выполняется за ПК. !(если технические условия не позволяют, то задания выполняют на отдельных листах рукописным способом)!

– Выбор разноуровнего задания фиксируется в протоколе. (приложение 1)

V. Итог урока

– Оценивание учащихся по результатам выполненных работ.

VI. Домашнее задание

Оформить письмо, руководствуясь ОК по составлению управленческих документов, тематика по выбору.

Урок окончен! Спасибо за работу!

Список используемой литературы:

  1. Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство» – Спб.: 2003.
  2. М.И. Басаков «Делопроизводство»– Р-н-Д: Феникс, 2007.
  3. Т.В. Кузнецова «Секретарское дело» – М.: 2006.

26.12.2011

Источник: //urok.1sept.ru/%D1%81%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D0%B8/607054/

➤ Информационно-справочные документы

Назначение информационно-справочных документов, современные требования к оформлению - технология работы с информационно-справочными документами. Информационно-справочные документы

Какие документы относятся к группе информационно-справочных и что учесть при работе с ними. 7 образцов документов от эксперта.

Скачайте образцы и формы, которые могут пригодиться в работе:

Какие документы относятся к группе справочно-информационных

В общем делопроизводстве выделяют три группы документов:

  • по личному составу, к которой относятся кадровые документы, сопровождающие и регламентирующие трудовую деятельность сотрудников организации;
  • организационно-распорядительные, документирующие организационную и производственную деятельность предприятия;
  • информационно-справочные документы, назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании.

То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками:

  • Документ не требует обязательного исполнения.
  • Документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим. 

Пример. Служебная записка о совершении дисциплинарного проступка

Скачать образец в начале статьи >>> 

Группа информационно-справочных документов имеет вспомогательный характер по отношению к двум другим группам — документации по личному составу и организационно-распорядительной.

Информационно-справочные документы их виды и назначение

Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока:

  1. Входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан.
  2. Исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации.
  3. Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия.

Таблица. Виды информационно-справочных документов, входящие в документооборот предприятия, их назначение и особенности.

Наименование документаНазначение, особенности
Докладная запискаДокумент, направляемый на имя руководителя, содержащий информацию о событиях или фактах, выводы и предложения, требующие принятия решений
Служебная запискаВнутренний документ, использующийся для обмена информацией по «горизонтали» – между структурными подразделениями организации
Объяснительная запискаа) адресованная руководителю информация о факте нарушения с объяснением причин случившегося;б) приложение к основному документу с объяснением его отдельных положений
ПредложениеДокумент, содержащий инициативные предложения, касающиеся производственных, организационных или административных вопросов
ПредставлениеДокумент, содержащий инициативные предложения по вопросам расстановки и перемещения кадров, награждении и поощрении сотрудников
Заявлениеа) просьба личного характера, адресованная руководству;б) информирование о нарушениях или недостатках в деятельности организации или ее должностных лиц

Скачать таблицу полностью

В состав информационно-справочных документов входят и другие, новые виды документации, которые появились после обновления нормативно-правовой базы, внедрения современных технологий делопроизводства. 

Особенности оформления и обработки информационно-справочных документов

Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает Инструкция по делопроизводству и документообороту – локальный нормативный акт организации.

Этим регламентом определяют и то, какие виды входящей справочно-информационной документации не подлежат регистрации.

К таким документам, например, могут быть отнесены рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы.

После первичной обработки и регистрации остальные входящие информационно-справочные документы поступают на рассмотрение руководителя организации или тех его заместителей, которые курируют отдельные направления ее деятельности. Они расписывают поступившие документы исполнителям.

Внимание! Данные и сведения, представленные в информационной документации, учитываются при формировании управленческих решений только на основании резолюции руководителя предприятия или его замов.

Внутренние и исходящие справочно-информационные документы регистрируются в обязательном порядке. Для их учета целесообразно использовать отдельные журналы, если учет ведется в бумажном виде.

Это исключит утрату важных внутренних документов, на основании которых зачастую принимаются кадровые решения.

В случае утери первичных информационных документов эти решения легко могут быть оспорены работником в судебном порядке.

Обязательные реквизиты информационно-справочных документов должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В соответствии с данным регламентом предприятию необходимо разработать формуляры и бланки форм для наиболее часто используемых в практике работы видов информационно-справочных документов. Как приложение к Инструкции по делопроизводству составьте альбом форм с примерами их заполнения.

Это позволит избежать ошибок при составлении и гарантирует наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для разных видов документации этого типа.

Как не запутаться с оформлением информационно-справочных приложений к документам, вам расскажут эксперты журнала «Справочник секретаря». 

Примеры информационно-справочных документов

При составлении готовых формуляров и бланков внутренних информационно-справочных документов, нужно учесть, что некоторые из тех, что именуются одинаково, имеют разную форму.

Так, например, Акт приемки-передачи выполненных работ по договору подряда выглядит так:

Скачать образец в начале статьи >>> 

При том, что Акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте (для подтверждения факта прогула) имеет такой вид:

Скачать образец в начале статьи >>> 

Информационно-справочные документы, примеры и формы необходимо утвердить вместе с Инструкцией и использовать в учетной политике предприятия. 

Итог: В работе с информационно-справочными документами учитывайте особенности этой группы, входящей в состав документооборота предприятия. Утвердите порядок оформления и обработки таких документов Инструкцией по делопроизводству.

Источник: //www.sekretariat.ru/article/210998-informatsionno-spravochnye-dokumenty-19-m4

2.1.1 Виды информационно-справочных документов

Назначение информационно-справочных документов, современные требования к оформлению - технология работы с информационно-справочными документами. Информационно-справочные документы
Анализ организации контроля исполнения документов

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты…

Бланки документов: виды, характеристика. Состав реквизитов документа

fI. Бланки документов: виды, характеристика

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа…

Видовой состав документации индивидуального предпринимателя

1.2 Виды распорядительных и учетных кадровых документов

Все документы, которые регулируют трудовые отношения у индивидуального предпринимателя, можно поделить на несколько групп. К одной из них относятся как раз локальные нормативные акты. Назовем их: правила внутреннего трудового распорядка (ст…

Виды документов и их развитие в современных условиях

fI. Виды документов, применяемые в управленческой деятельности

Документационное обеспечение управления

1.3 Основные виды документов

Принято выделять несколько групп (видов) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия: 1. директивные, информационно-инструктивные и информационно-методические материалы государственных органов власти и управления…

Документирование управленческой деятельности

1.1 Виды и значение информационно-справочной документации

Письма – оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении…

Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

2.1 Виды документов и системы электронного документооборота

На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства…

2.6. Виды документов, создаваемых в подразделении

Начальником абонентского отдела и его подчиненными создаются следующие виды документов: -Договора на оказание услуг по водоснабжению и водоотведению; -Расходы и виды потерь воды из систем водоснабжения; -План производства и реализации…

Информационно-справочные документы их виды. Современные требования к составлению и оформлению

2.1 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ИХ ВИДЫ. СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ

Информационные технологии в управлении персоналом

3. Охарактеризуйте возможности и особенности российских справочных информационных правовых систем

Наибольший интерес и практическую ценность для работников кадровых служб представляют справочно-информационные системы законодательных актов. Наиболее популярны в России программы «Консультант плюс», «Гарант» и «Кодекс» [1;с.111]…

Краткая характеристика приказного, коллежского и исполнительного делопроизводства

10. Виды документов исполнительного делопроизводства

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства…

Ознакомление с деятельностью предприятия филиала “Сургутгазторг” ООО “Запсибгазторг”

2.5. Виды документов, создаваемых в подразделении

Начальником отдела маркетинга и специалистом по маркетингу создаются следующие виды документов: Ш сбы-товая и рекламная документация; Ш стандарты и технические усло-вия на продукцию предприятия; Ш учета о выполнении планов сбыта и…

Оснащение рабочих мест персонала

2.3 Входящая и исходящая документация, виды документов

Все документы организации делятся на три документопотока: – входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию; – исходящие (отправляемые) документы; – внутренние документы. Входящий документ (поступающий документ) — документ…

Основные организационно-правовые документы организации

f2. Виды организационно-правовых документов

Понятие, сущность и правила документооборота. Работа с исходящими документами. Правила подсчёта исходящих документов

2.1. Понятие и виды исходящих документов

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.9 Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы…

Источник: //manager.bobrodobro.ru/18347

Требования к оформлению информационно-справочных документов

Назначение информационно-справочных документов, современные требования к оформлению - технология работы с информационно-справочными документами. Информационно-справочные документы

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями (см. приложение 9).

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка, адресованная ректору института, проректора, декану (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны ректором института.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям (см. приложение 10).

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адреса и подпись составителя.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия (СИ МГУК) обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗоТ РФ) (см. приложение 11).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике (см. приложение 12). Такие справки могут быть внутренними и внешними.

Справки, предназначенные для ректора института и не выходящие за его приделы, составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны ректором.

Такие справки должны иметь заголовок к тексту, раскрывающей ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблице.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. При наличии в справки сведений финансового характера она подписывается ректором, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Акт – документ, составленный несколькими людьми и подтверждающий факт события (см. приложение 13).

Акты составляются в самых разных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов;

акт списания материалов, коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами института. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Во второй части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на основное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилия и инициала присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение ректора и заверение печатью института.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровка подписей и дата»).

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки.

Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний.

Все исправления и дополнения а акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. (см. приложение 14). В коммерческом

предприятии составляются протоколы заседания совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло в пустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включаемым в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Оформление протокола имеет ряд особенностей.

Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок.

Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель – фамилия и инициалы;

Секретарь – фамилия и инициалы;

Присутствовали – фамилия и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилия приглашенных. Если присутствовало более 10, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждении. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступающих и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если в ходе выступления или в обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Протокол подписывается председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников института в виде копии самого протокола или выписки, постанавливающей части из него (см. приложение ), либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Выписка из протокола. Это копия части документа. В выписки содержится только та часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть пишется полностью

Реквизиты выписки таковы:

Наименование министерства или ведомства;

Наименование организации;

Наименование вида документа (выписка из протокола);

Дата и регистрационный номер документа (индекс) те же, что и у приказа;

Место составления или издания документа;

Заголовок к тексту.

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

  • – централизованная;
  • – децентрализованная;
  • – смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях.

К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная формаорганизации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов

Page 3

< Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая >

Перейти к загрузке файла

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между :

  • 1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и
  • 2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока – документопотока:

  • 1. документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% – заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.
  • 2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
  • 3. документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки.

Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются

Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

  Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

< Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая >

Источник: //vuzlit.ru/627101/trebovaniya_oformleniyu_informatsionno_spravochnyh_dokumentov

Juristorr
Добавить комментарий