Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения

Включать новых работников в уведомление о начале отпуска

Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения

Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом. В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей.

Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов.

Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Образец уведомления об отпуске по графику

Поэтому каждая организация вправе заняться самостоятельной разработкой типового шаблона.

Чтобы придать бумаге юридическую значимость, в ее форму следует включить несколько основополагающих материалов:

  1. должностные обязательства, фамилия, инициалы отпускника;
  2. информативная часть, в которой присутствуют сведения о будущем отпускном периоде;
  3. подпись со стороны нанимателя.
  4. ключевые реквизиты предприятия;
  5. исходящий номер и точную дату регистрации этой бумаги;

Оформление данного отдыха осуществляется на основании соответствующего приказа, который также называется распоряжением, решением или запиской. Их подписание осуществляется от имени нанимателя, но занимается этим должностное лицо. Чтобы создать качественный приказ, необходимо заблаговременно подготовить его основание.

В качестве этого пункта выступает соответствующий график отпусков, уведомление или заявление.

Обязательно ли работодателю уведомлять работников о начале отпуска, если есть личное заявление?

Если же в графике отпусков обозначены только месяцы, то дата ухода в отпуск должна быть дополнительно согласована, кроме того, это не снимает обязанность работодателя по уведомлению сотрудника о начале отпуска.

Так, работодателю известен только месяц ухода сотрудника в отпуск, то формально он должен предупредить сотрудника о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели до начала этого месяца. Отметим, что формы и способы извещения организация определяет самостоятельно.

Образец уведомления о начале отпуска

На обоих ставится отметка об ознакомлении и подпись сотрудника, после чего один экземпляр остается у работника, другой — в организации.

Уведомление в письменной форме под подпись — оптимальный вариант, который позволяет работодателю соблюсти требования законодательства и иметь на руках доказательство осведомленности работника о времени начала и окончания очередного отпуска.

В документе может содержаться следующая информация:

  1. фамилия и инициалы работника;
  2. даты начала и окончания отдыха работника;
  3. дата издания уведомления;
  4. количество календарных дней отпуска.
  5. название и номер документа;
  6. наименование организации;
  7. наименование должности сотрудника;

На уведомлении необходимо поставить отметку об ознакомлении работника и удостоверить его подписью руководителя организации. Если работник отказывается подписать документ, работодателю

Уведомление о начале отпуска работника

Исходя из этого, каждая компания имеет полное юридическое право самостоятельно разработать персональную форму оповещений. Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

  1. основная часть;
  2. заключительная часть.
  3. информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

  1. имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
  2. реквизиты компании;
  3. все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
  4. исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;

Время отправить работника отдохнуть. Поторопитесь у вас 2 недели для оформления уведомления об отпуске

Поскольку сам по себе документ – информационный, то и основу бланка составляет текст документа.

В череду реквизитов извещения, помимо текста, входит:

  • Отметка о направлении документа в дело (в левом нижнем углу).
  • Адресат.
  • Подпись (отправителя и адресата, получившего уведомление).
  • Дата и регистрационный номер.
  • Полное и сокращенное наименование организации.
  • Заголовок текста уведомления.
  • Наименование вида документа.
  • Текст.

Разберем элементы документа, которые часто вызывают вопросы относительно их присутствия/отсутствия на бланке. Наименование работодателя

Если работодатель – физическое лицо, то указываются его инициалы с фамилией. В случае же, если юридическое – полное наименование (а если в учредительных документах предусмотрено – то и сокращенное).

Уведомление сотрудников о начале отпуска

Если работник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник кадровой службы должен оформить акт об отказе.

В том случае, если организация планировала отправить работника в отпуск в определенное время, но в указанный законом срок не напомнила ему о наступлении отпуска, работник имеет право написать заявление о переносе отпуска на другое время.

Особенности составления Законодательством нашей

Можно ли уведомить работника о начале отпуска ознакомив его с графиком отпусков, а не отдельным уведомлением?

Также можно унифицированную форму № Т-7 графика отпусков или дополнить двумя дополнительными графами.

№ 1693-6-1, а также пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г.

Источник: https://ukpravoedelo.ru/vkljuchat-novyh-rabotnikov-v-uvedomlenie-o-nachale-otpuska-74558/

А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения
К сожалению, в жизни не всегда законодательные требования можно легко исполнить. В госучреждениях обязанности, связанные с документальным оформлением отпусков, исполняются тщательнее. В маленьких фирмах дело обстоит сложнее, часто вести кадровую бумажную работу там просто некому. Кстати, и компании с большим штатом персонала делают ошибки в таких документах.

Отчасти это связанно с тем, что многим людям сложно запланировать свою жизнь на год вперед.

Хотя вопрос о том, утверждать график отпусков или нет, не стоит, это обязательная бумага, и мнение государственной инспекции труда в данном вопросе однозначно — да! Проблемы обычно возникают чуть позже — когда приближается время запланированных отпусков.

Повод для спора

Поводом к искусу являются уведомления о времени начала отдыха. Согласитесь, вначале кажется лишним напоминать о долгожданном отпуске, да и кому захочется готовить лишний документ. Законодатели же имеют другое мнение по этому поводу.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! Работника необходимо уведомить о времени начала отпуска в письменной форме и под роспись.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска. И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому.

Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона. Для Москвы — http://git77.rostrud.ru/plan.shtml.

Как уведомить?

Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать. Уведомление лучше всего составить в двух экземплярах: один останется в кадровой службе, второй заберет себе работник.

Однако при этом есть один нюанс, который можно трактовать в пользу кадровиков: законодатели не настаивают, чтобы уведомление составлялось на отдельном листе бумаги, то есть оформлялось как самостоятельный документ, что заметно упрощает документооборот.

Так, чтобы не обременять себя дополнительной работой, кадровики могут использовать приказ об отпуске (унифицированная форма № Т-6 или Т-6а), только издать его, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, за две недели до начала отпуска. Поскольку в приказе предусмотрены реквизиты для подписи сотрудника, то фактически все требования закона исполнены, работник оповещен в письменной форме.

Однако стоит иметь в виду, что проверяющие государственной налоговой инспекции не всегда могут согласиться с этими доводами, как минимум не с первого раза.

СЮРПРИЗ

Напомним, что работодатель обязан оплатить отпуск не позднее чем за три календарных дня до его начала[1]. Если последний день выплаты выпадает на выходной, то необходимо произвести оплату отпускных накануне. Федеральная служба по труду и занятости четко придерживается данной законодательной нормы.

На практике предприятия чаще всего не следуют графику отпусков. Этот документ утверждается в установленные сроки, распечатывается и вручается работникам под роспись. А потом каждому отдельно объясняют, что это формальность, и они имеют возможность воспользоваться своим отпуском в другое время.

Кадровая служба не готовит приказы на отпуск, а ждет, когда работник принесет заявление на отпуск.

Извлечение

из Трудового кодекса РФ

Статья 124. Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска

[…]

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Таким образом, компания не производит своевременную оплату. Приказы кадровой службой не издаются, а следовательно, не передаются в бухгалтерию для расчета и оплаты. Это напрямую приводит к необходимости переноса отпуска. И он предоставляется по заявлению работника.

Чаще всего работодатели нарушают ч. 9 ст. 136 ТК РФ, задерживая выплаты уходящим в отпуск работникам, лишь из-за несогласованности действий подразделений и департаментов. Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет.

Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке. Однако есть несколько «но» при использовании данной схемы.

А как накажут?

Если компания своевременно не производит выплату отпускных, то работодатель должен выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм, за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя[2]. Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации. Статья 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) предусматривает наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И сотрудники государственной инспекции труда часто ей пользуются. Избежать административного наказания не удастся, хотя штраф в данном случае все же более предпочтителен, нежели приостановление деятельности. Но если выявится повторное нарушение, то будет применена иная норма — дисквалификация руководителя[3].

Приемлемые варианты

Чтобы избежать санкций, необходимо своевременно информировать работников о начале их отпуска (не менее чем за две недели до начала), а также нормативно закрепить в положениях компании необходимость написания заявления о переносе отпуска в течение одного-двух дней с момента уведомления.

Тогда работодатель не понесет никакой ответственности, а работники смогут работать в комфортных условиях, планируя свой отпуск в удобное для них время, даже если их планы изменятся после утверждения графика отпусков.

Помните, что объяснение вроде «все так делают» не сможет оградить вашу организацию от проблем, поскольку в ответ всегда можно услышать от проверяющих: «Да, но вам не повезло».

С. С. Щепетильникова, эксперт

Источник: https://www.profiz.ru/kr/7_2012/uvedomlenie_otpusk/

Уведомление работника о начале очередного отпуска

Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения

Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

График отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым.

Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику.

Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней

По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха.

Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.

Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.

Последствия невручения уведомления

Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.

Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации.

В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции.

Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику.

Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале.

Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

  • данные о работодателе;
  • данные о получателе, то есть работнике;
  • наименование документа;
  • дата составления;
  • номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

  • дату начала отпуска;
  • его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
  • дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.

Передача документа

Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:

  1. на рабочем месте лично в руки;
  2. заказным письмом по средствам Почты России;
  3. через доверенное лицо.

В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.

Если сотрудник не стал подписывать документ

Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление.

В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей.

В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.

Образец 2019 года

Уведомление о начале отпуска скачать образец

Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Источник: https://alaws.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Уведомление об отпуске за сколько дней

Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения

Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов.

Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно. Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы.

Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска.

Государственная инспекция труда бдительно следит за реализацией данной нормы. При плановой или внеплановой проверке обязательно будут затребованы документы, подтверждающие факт ознакомления работника о времени начала отпуска.

Внимание И будьте предельно внимательны, ведь данная норма относится ко всем видам отпусков, а не только к ежегодному оплачиваемому. Справка. Узнать, попала ли ваша компания в план проведения проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2012 г., можно на официальном сайте государственной инспекции труда вашего региона.
Для Москвы — http://git77.rostrud.ru/plan.shtml. КАК УВЕДОМИТЬ? Многие предприятия создают свой бланк уведомления, ведь законодатели не разработали определенную форму. В документе желательно указать время начала и окончания отпуска, его вид, количество дней, которые сотрудник будет отдыхать.

Правила оформления уведомления об отпуске

Главные нюансы Характеристика и сфера применения Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место. Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

  • ежегодный — оплачивается компанией;
  • дополнительный;
  • связанный с обучением, повышением квалификации;
  • за собственный счет;
  • декретный — в случае беременности;
  • для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале.

Важно При этом делается это в соответствии с составленным графиком отпусков. Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года.
Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися.

Как составить уведомление о начале отпуска

Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.

График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года. В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия.

На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте. Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.

Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.

Уведомление о начале отпуска Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений. Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.

Скачать образец можно тут: Образец уведомления об отпуске Регистрируется ли уведомление в специальном журнале? На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:

  • о реорганизации предприятия;
  • о предоставлении объяснений;
  • о переводе;
  • об изменении в условии труда;
  • о предстоящем отпуске.

В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.

Это быстро и бесплатно!

  • Общая информация
  • Оформляем грамотно
  • Наименование работодателя ФИО работника Текст Ознакомление: за сколько дней?
  • Отказ работника: как поступить?

Общая информация Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска. За сколько дней необходимо предоставить? Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123, где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала.

Иначе у работника вместо отдыха по графику отпусков, появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.

А вы уведомили работников о предстоящем отпуске?

Но уважительной причиной нарушения это считаться не будет. Казалось бы, в этом случае в организации все в порядке.

При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя[2]. Так что при проверке Роструд может начислить довольно большую сумму компенсации, подлежащей выплате работникам.

Но это далеко не все подводные камни данной ситуации.

Как составить уведомление о начале отпуска

Нужно ли уведомлять работника о начале отпуска. Характеристика и сфера применения

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

  • ежегодный — оплачивается компанией;
  • дополнительный;
  • связанный с обучением, повышением квалификации;
  • за собственный счет;
  • декретный — в случае беременности;
  • для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным графиком отпусков.

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Скачать бланк уведомления о начале отпуска

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Бланк уведомления о начале отпуска

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

  • название компании;
  • наименование документа и его номер;
  • дата составления бумаги;
  • ФИО сотрудника;
  • указание должности, которую занимает работник;
  • срок начала и конца отпуска;
  • общее количество календарных дней в отпуске.

Скачать образец уведомления о начале отпуска

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска.

В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени.

Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

Название компанииФизическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работникаЭта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
ТекстЭто поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
ПодписьОбе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в делоВ низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

  • о начале реорганизации;
  • об оформлении объяснительных;
  • о переводах сотрудников в другие отделы;
  • о том, что были изменены условия работы;
  • о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Название учрежденияПри этом указывается официальное полное имя и в скобках возможные сокращения.
Наименование данного документаЕму также следует присвоить имя.
ДатыНа “титулке” указывают как время начала ведения журнала, так и дату окончания его заполнения. Это поможет найти информацию за определенный период времени.

Далее проводится внесение сведений о сотрудниках компании, на которых лежит ответственность за заполнение журнала и учет уведомлений.

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

  • наименование бумаги;
  • дата составления;
  • номер, присвоенный после регистрации;
  • выдержка текста уведомления;
  • должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
  • дата ознакомления с бумагой;
  • данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы.

Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска.

Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Образец заполнения уведомления о начале отпуска

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/uvedomlenie-o-nachale-otpuska/

Juristorr
Добавить комментарий