Пример письма с извинением перед клиентом. Образец письма с извинениями клиенту

Образец Письмо с извинениями для того, чтобы быть более поздним для работы

Пример письма с извинением перед клиентом. Образец письма с извинениями клиенту

Написание письма об извинениях боссу не является необычным явлением. С большинством наших часов бодрствования, проведенных на работе, неизбежно, что в какой-то момент вы совершите ошибку и поздно опоздаете либо на работу, либо на важную встречу, и вам нужно извиниться.

Почему вы должны извиниться

Понимая, когда вы допустили ошибку на работе и проявляете инициативу, чтобы извиниться перед вашим работодателем, это признак профессионализма.

Если ошибка не была замечена вашим работодателем, особенно важно признаться в этом, а не надеяться, что это не будет замечено, так как может быть проблема, которая должна быть выполнена в порядке для исправления ситуации. Хороший менеджер, который получает искренние извинения, обычно использует возможность конструктивно посоветовать сотруднику, как избежать ошибки в будущем

Как написать записку об апологии для того, чтобы быть поздним

Если вы опаздываете на работу, постарайтесь как можно скорее написать свое извинение. Постарайтесь сохранить свой тон профессионалом, принимая ответственность за опоздание. Тем не менее, вы не должны быть чрезмерными или самоуничижительными в своих извинениях. Держите свой тон и ваше содержание простым и прямым.

  • Извините и изложите конкретный отчет о ситуации. Начните с общего описания нарушения вместе с деталями о времени и месте. (например, Примите мои самые глубокие извинения за то, что вы оказались на полчаса поздно в презентации с компанией Smith Corp. в понедельник утром. Это была серьезная ошибка с моей стороны и очень непрофессиональная. )

< ! --3 ->

  • Признать причиненный ущерб и любые последствия или последствия для бизнеса. (например, Я знаю, что это очень неудобно для нашего клиента и вызвало задержку в принятии важных решений относительно их стратегии в следующем квартале. )
  • Возьмите на себя ответственность и признайте, что вы ошибались. (например, Я допустил ошибку, за что я искренне сожалею .)
  • Опишите свою роль в ситуации, объяснив, что заставило вас опоздать, не предлагая оправдания. (например, Я не смог позволить себе дополнительное время в трафике и предвидеть, что автострада может быть заблокирована в результате несчастного случая, поскольку на самом деле это, к сожалению, произошло ).
  • Обещай, что это не повторится. (например, Пожалуйста, знайте, что я принял необходимые меры для того, чтобы это не повторилось снова, и я сохраню свое обещание. )
  • Включите просто выраженное заявление о сожалении. (например, Я разрешаю вам и клиенту так же, как и я, и я глубоко сожалею о том, чтобы поставить вас в эту ситуацию. )
  • Предоставить некоторый способ облегчения боли, вызванной и заканчивающейся желанием сделать что необходимо для исправления ситуации.(например, Я отправил по электронной почте Smith Corp., выразив мое сожаление и попросив перенести встречу на завтра или как можно скорее. )

Образец письма с извинениями работодателю за опоздание

Следующие является примером письменного письма с извинениями начальнику за опоздание на встречу с клиентом.

Уважаемая госпожа Уинтерс,

Мне очень жаль моего позднего прибытия на важную торговую встречу с Агентством Звезд на прошлой неделе. Моя опоздание почти потеряла для нас ценного клиента.

Я понимаю, что, как команда продаж, нам нужно всегда представлять себя как профессиональное и надежное, а своевременность – большая часть этого профессионализма.

Поэтому я отпустил всю команду продаж с моим поведением.

В настоящее время я предпринимаю шаги, чтобы гарантировать, что я никогда не опаздываю на встречу с клиентом (или любое другое связанное с работой событие).

Я опоздал из-за того, что моя машина сломалась, поэтому я получаю мой автомобиль.

С этого момента я также буду уходить на встречи даже раньше, чем я уже делаю, так что даже в случае чрезвычайной ситуации я все равно смогу приехать вовремя.

Пожалуйста, дайте мне знать, если есть что-то еще, что я могу сделать, чтобы вы и остальная часть компании оценили мою позицию в команде по продажам, и я не позволю команде снова отступить. Большое вам спасибо за ваше внимание.

С уважением,

Ваша подпись

Отправка сообщения электронной почты

Вот рекомендации по отправке вашего сообщения электронной почты.

Подробнее: Апология Письма | Когда и как извиниться перед работодателем | Больше образцов писем | Извинения за пропущенную работу

Источник: https://ru.routestofinance.com/sample-apology-letter-for-being-late-for-work

Письмо-извинение

Пример письма с извинением перед клиентом. Образец письма с извинениями клиенту

Бывает так, что возникает конфликтная ситуация или недопонимание с клиентом/заказчиком. И даже не имеет значения, кто в этом виноват: клиент есть клиент, и, если он недоволен, то будет ать рублем и просто больше никогда не обратится в вашу компанию.

Да еще и расскажет всем вокруг, как плохо у вас с ним обошлись… Поэтому, если ваша компания заинтересована в сохранении хороших отношений с посетителями, клиентами и покупателями, надо уметь извиняться за вольные, невольные и даже несуществующие промахи.

Инструмент для этого – письмо-извинение. 

В ситуации конфликта необходимо как можно скорее сгладить острые углы.

Одним из обязательных профессиональных качеств менеджера, работающего с людьми, является умение предвидеть официальную претензию, текст которой уже бойко составляется в голове пышущего яростью клиента (хорошо, если в адрес организации, а ведь существуют еще УФАС, Роспотребнадзор и другие, не менее приятные, контролирующие органы), и предотвратить ее появление.

Письмо-извинение является одним из самых сложных писем, относящихся к деловой переписке.

Во-первых, крайне сложно удержать равновесие между желанием сохранить неплохие отношения с заказчиком и тем, чтобы ваша компания не «потеряла лицо».

Во-вторых, очень часто автор извинений просит прощения не за свои ошибки, а за оплошность подчиненных сотрудников или вовсе работников другого отела. Но в любом случае – извиняться необходимо.

Когда пишут письмо-извинение?

Направлять письмо-извинение клиенту, по возможности, не дожидаясь претензий с его стороны, желательно в случаях:

— Неисполнения пунктов договора или принятых на себя обязательств.

— Нарушение делового этикета или некорректное поведение сотрудников вашей компании в отношении или в присутствии сотрудников компании клиента/заказчика.

— Форс-мажорные обстоятельства, приведшие к нарушению договора. Да, вы не несете ответственности за массовое отключение электричества в городе, наводнение или землетрясение. Но об этом надо сказать.

Структура письма-извинения

Письмо-извинение – это вид делового письма, поэтому правила его составления и структура не особенно отличаются от правил составления и структуры любого другого письма. Универсальные правила написания деловых писем описаны здесь.

В теме письма не нужно специально указывать, что это именно извинение. Пусть она будет нейтральной: «О поставке по договору №…», «О подписании акта выполненных работ» и.т.д.

Текст письма-извинения пишется от имени руководителя отдела или, еще лучше, организации. Тем самым демонстрируется, что руководство в курсе проблемы и лично стремится к ее решению. Из этих же соображений лучше обойтись без реквизита «Исполнитель».

Письмо печатается на бланке компании для писем и регистрируется как исходящее в общем порядке.

письма-извинения

Текст письма можно разделить на несколько смысловых частей:

Извинение

Это первый абзац или предложение. Извинения приносятся только один раз в начале письма!

Например:

Уважаемый Александр Олегович!

В связи со сложившейся ситуацией мы хотели бы принести вам свои извинения за действия нашего сотрудника…»

Объяснение причин

В данной части письма вы пишете о причинах, приведших к конфликтной ситуации. Не стоит приукрашивать детали или, тем более, придумывать несуществующие – ни к чему хорошему это не приведёт.

Так же желательно избегать таких фраз как «произошло недоразумение», «небольшая проблема», «случайная задержка» и.т.д.

Даже если вы считаете, что возникшая ситуация действительно является маленьким недоразумением, то стоит подумать о том, что для клиента это может быть большая неприятность.

Например:

Поставка продукции была задержана из-за ошибки, произошедшей в отделе продаж: в заявку по недосмотру был веден неверный код товара.

Выражение сожаления, огорчения

Здесь главное – не повториться и не начать вновь извиняться. Один раз в начале письма это уже было сделано, больше не надо. Цель этой части – дать понять клиенту, что неприятный инцидент – исключение из общего правила.

Например:

Мы крайне огорчены тем, что вам пришлось напрасно потратить время на поездку в наш офис.

Сообщение о мерах, принятых для решения проблемы

Тонкость этого фрагмента письма-извинения состоит в том, что здесь надо избегать будущего времени. Фразы «мы постараемся разобраться», «сотрудники, виновные в этой ситуации, будут наказаны», «меры будут приняты» и.т.д. Пишите так, как будто все это уже сделано. А в идеале так и должно быть.

Например:

С работниками торгового зала проведена беседа о недопустимости некорректного поведения с посетителями. В отношении Симагина П.А. применено дисциплинарное взыскание в виде замечания.

Заключение

Здесь стоит поблагодарить клиента за проявленное понимание, терпение, выразить надежду на то, что подобные ситуации не будут повторяться в дальнейшем.

Например:

Благодарим вас за проявленное понимание и надеемся, что этот инцидент не сможет повлиять на наше давнее и плодотворное сотрудничество.

Случаи, в которых стоит написать письмо-извинение вашим партнёрам или клиентам, могут быть самые разные. Действуя грамотно, вы имеете все шансы получить не недовольного вашими действиями клиента, а лояльного и доброжелательного партнёра.

Image by www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2760

Извинительное письмо образец

Пример письма с извинением перед клиентом. Образец письма с извинениями клиенту

Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.

Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись Например:

Уважаемые господа! в концернашого концерну.

Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов 'связываемся возместить Вам ущерб Надеемся, что Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений Еще раз просим прощения Сою.

Извинения за задержку поставки товаров

1 Извините за задержку поставки товаров Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты

2 Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.

3 сотрудника, который отвечал за выполнение Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров

4 Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку Просим извинить нас за несвоевременность выполнения Вашего заказа

5 Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные Вами товары и искренне извиняемся Вас за задержку

6 Имеем попросить у Вас прощения за несвоевременное выполнение Вашего заказа от (дата)

7 Внимательно просмотрели все Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы извините нам

8 Еще раз просим извинить за лишние хлопоты Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы

9 Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений

Извинения за задержку оплаты счетов

1 Через небрежность бухгалтерии Ваши счета оказались вовремя не оплаченным Оплата будет осуществлена. немедленно Извините за задержку

2 Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим

3 К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести Вам деньги Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой

4 Нам очень жаль, что Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени Искренне извиняемся за эту невнимательность

5 Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена. со значительным опозданием Просим простить нам

6 Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов Искренне просим простить нам

7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее

8 Искренне извиняемся Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника

9 Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила Вас лишний раз волноваться (за авдала Вам лишних хлопототів).

10 После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся, Вы нам извините Совсем не оправдываем своей Неуве ажности, однако надеемся, что Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.

11 Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений

Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом

1 Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу

2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась

3 Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил Вас напрасно потратить свое драгоценное время

4 Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата) Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для Вас время

5 Буду искренне благодарен, если Вы согласитесь на повторную встречу Прошу простить, что нанес (а) Вам неприятностей

6 Мне очень неудобно за опоздание на встречу

7 Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на Ваше приглашение принять участие в Международной конференции, посвященной проблеме

8 Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на Ваше приглашение и поблагодарить Вас, но дело в том, что

9 Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за

Внимание данный учебник имеет низкое качество распознавания

Письмо-извинение

Письмо-извинение является одним из видов делового письма. Оно составляется в том случае, если автор желает принести извинения за какие-либо неудобства, причиненные адресату по его вине.

Чтобы письмо было благосклонно воспринято адресатом, оно должно быть искренним и не содержать ложную информацию. Не рекомендуется приводить всевозможные оговорки или увертки, а также сваливать вину на третье лицо. Только откровенное признание своей вины способно сохранить дальнейшее расположение к его составителю и, возможно, деловые контакты с ним.

Оптимальный вариант извинительного письма выглядит следующим образом:

  • выражение сожаления и глубокой обеспокоенности в связи со сложившейся ситуацией
  • искреннее извинение за доставленные неудобства
  • объяснение дальнейших действий составителя, направленных на устранение возникшей проблемы и избежание ее повторений в будущем
  • напоминание о большой важности для составителя факта дальнейшего совместного сотрудничества с адресатом.
  • При составлении письма стандартно используются такие фразы, как «Приносим свои извинения за…», «Примите наши искренние извинения…», «Позвольте принести Вам свои извинения…» или «Искренне сожалением, что…».

    Приветствуется оформление письма на фирменном бланке предприятия-составителя. Подписывается извинение руководителем компании или иным ответственным лицом, например, заместителем, исполняющим обязанности или начальником отдела.

    Образец и пример письма-извинения скачать (Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 6 365)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Как написать письмо-извинение

    В нашей жизни существует множество случаев, когда люди совершают ошибки. Иногда эти ошибки могут затронуть других людей и неудивительно, что в этом случае, вина будет лежать полностью на обидчике.

    Но ведь мы все живем, работаем, то есть сосуществуем вместе, поэтому у вас не будет места, где можно скрыться. При этом у вас всегда есть шанс извиниться.

    Конечно, вы можете ходить за человеком и искать оправдания, но лучше принести свои извинения в письменной форме – послать письмо.

    Не имеет значения, насколько серьезной была ваша ошибка, факт остается фактом – вы ответственны за то, что случилось, и вы знаете это.

    У некоторых, возможно, просто нет достаточно мужества, чтобы стоять перед обиженными и глядя прямо в глаза просить прощения, в то время как другие просто стоят безмолвно.

    Если вы подпадаете под любую из тех категорий, то, скорее всего, будет лучше, если вы позволите ручке и бумаге сделать свое дело. Забудьте о компьютере и распечатке письма: всем известно, что искреннее письмо-извинение должно быть написано вручную.

    Вот несколько подсказок, которые помогут вам написать письмо-извинение для любого случая:

    Будьте почтительны

    Если вы хотите заполучить уважение человека, то вы должны сделать первый шаг. Начните с дружественного приветствия и удостоверьтесь, что вы правильно написали ее/его имя. Любая, даже самая незначительная ошибка может испортить целое письмо и, возможно, вам больше никогда не представится возможности попросить извинения снова.

    Будьте искренни

    Если вы все еще вынашиваете планы, как и где лучше спрятаться, чтобы не извиняться за содеянное, то это значит, что вы не сожалеете вообще! Но если вы все-таки пишете это письмо, то старайтесь коротко и мягко объяснить, почему все вышло именно так, а не иначе. Обратите внимание, что нельзя перебарщивать с оправданиями, потому что, если адресат почувствует, что вы чрезмерно защищаетесь и много оправдываетесь, то это будет похоже на то, что вы вовсе не сожалеете.

    Смотрите в будущее

    Смиритесь: что сделано, то сделано, поэтому постарайтесь ясно посмотреть на перспективу налаживания отношений.

    Вы можете начать с обещания того, что неприятный инцидент никогда больше не повторится и попросить забывать о случившемся. Поймите, что на извинения может уйти время, особенно, если обида очень сильна.

    И все-таки хорошо и искренне написанное письмо-извинение может уменьшить обиду и предоставить новые возможности для примирения.

    Перечитайте письмо

    Никогда не посылайте письмо сразу же, как только вы его закончили. Попытайтесь прочитать его сами себе и вслушивайтесь во все фразы – представьте, что вы и есть тот обиженный человек.

    Проанализируйте, можно ли сразу понять смысл ваших слов и сделать какие-либо выводы в случае необходимости. Попытайтесь понять, как получатель будет чувствовать себя, читая ваше послание.

    Постарайтесь настроить ваше сообщение таким образом, чтобы оно смогло сыграть на правильных нотках, задеть самые нужные струны. Не забудьте проверить текст на грамматические и орфографические ошибки.

    Нет ничего предосудительного в написании письма-извинения, тем более, если вы вкладываете глубокий смысл в каждое слово, которое написали в послании.

    Если это не исправит положение вещей, то значит он(а) слишком обижен(а) или, что еще хуже, просто не хочет прощать вас. Не расстраивайтесь и просто дайте этому человеку немного времени.

    Важно только то, что вы действительно приложили усилия и предприняли шаг к примирению.

    Как только человек примет ваши извинения, можно похлопать себя по спине – цель достигнута, но при этом дать себе обещание, что вы не повторите впредь ту же самую ошибку. Письма-извинения не работают столь хорошо, когда ими злоупотребляют и стараются получить максимальную выгоду от их написания.

    Рубрика: Делопроизводство

    Приходилось ли вам составлять письма в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др. К числу подобных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения. Что вы знаете об особенностях их оформления и содержания?

    Этикет – слово французское по происхождению, первоначально означало “ярлык”, “этикетка”. Этикет – это правила поведения культурного человека, важнейший инструмент достижения коммуникативных целей и одновременно проявление общей культуры человека. Правила этикета используются с учетом особенностей конкретной ситуации общения.

    Письменный деловой этикет (речевой этикет) – совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих автору письма в любой ситуации оставаться вежливым и доброжелательным. К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый. ”), заключительная фраза (“С уважением.

    ”), фразы в тексте письма с выражением надежды на дальнейшее сотрудничество и др. Любое деловое письмо содержит в своей структуре элементы этикетного характера.

    Но кроме этикетных фраз, которые могут быть в любом письме, существует особая разновидность писем, которые можно называть этикетными.

    “Этикетные письма” – понятие собирательное, оно включает в себя несколько разновидностей писем, составляемых не в производственных ситуациях, а в ситуациях, когда нужно проявить внимание, продемонстрировать участие, выразить благодарность и др.

    К числу этикетных писем относятся письма-благодарности, письма-поздравления, письма-извинения, письма-соболезнования, письма-приглашения.

    В целом этикетные письма составляются так же, как и деловые (служебные). Как правило, этикетные письма составляются на бланке письма, подписываются руководителем организации или иным должностным лицом, если это право ему предоставлено.

    В отдельных случаях для написания этикетных писем могут использоваться специальные бланки, например для составления благодарственных писем (особенно если эти письма являются формой поощрения), для составления писем-поздравлений или приглашений.

    Если этикетное письмо составляется на бланке письма, используются те же реквизиты, что и в любом другом деловом письме: адресат, дата письма, регистрационный номер, подпись, отметка об исполнителе.

    Этикетные письма всегда содержат вступительное обращение к адресату:

  • Уважаемый Александр Сергеевич!
  • Уважаемая Ольга Сергеевна!
  • Если письмо обращено к коллективу организации или определенной группе лиц, обращение может быть следующим:

  • Уважаемые господа!
  • Уважаемые коллеги!
  • При обращении к VIP-персонам (V.I.Р. – very important person) используется обращение “Глубокоуважаемый. ”. Особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо (член правительства, губернатор, мэр), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель, депутат, руководитель организации.

    Когда следует извиняться письменно?

    В том случае, если вы обидели человека или чем-то оскорбили его, даже непроизвольно.

    Каким должно быть письмо-извинение?

    Искренним и откровенным. Оно должно содержать только истину. Какие-либо оговорки, увертки, объяснения причин и обстоятельств здесь не уместны.

    Искреннее признание своей вины лучше всего способствует вашему полному прощению и сохранению между вами в дальнейшем добрых отношений.

    Как быть, если вас оговорили, а вы ни в чем не виноваты?

    Если вас обвиняют несправедливо, постарайтесь без прикрас разъяснить ситуацию, что очень часто способствует выяснению недоразумений и восстановления истины.

    Оправдывая себя, будьте очень осторожны, если при этом страдают честь и достоинство другого человека.

    Если вы уверены в его действительной виновности, возможно лучше сначала выяснить отношения с ним, дав ему шанс самому принести извинения, восстановить тем самым истину и хоть как-то спасти свою репутацию.

    Когда следует извиняться за нанесенное оскорбление?

    За письмо следует браться только окончательно успокоившись, приведя в порядок нервы и рассудок. В ином случае вы не в состоянии будете выбрать верный тон и нужные слова, ваше письмо с извинениями не достигнет желаемой цели.

    То же самое касается и несправедливого обвинения в ваш адрес. За письмо с объяснениями беритесь только тогда, когда утихнет обида.

    Источники:uchebnikionline.com, mirblankov.ru, www.womanart.ru, www.sekretariat.ru, www.ejonok.ru

    Источник: http://zayavlenie-isk.my1.ru/publ/delovodstvo_i_pisma/izvinitelnoe_pismo_obrazec/29-1-0-905

    Apology Emails: Best Practices and Examples — Stripo.email

    Пример письма с извинением перед клиентом. Образец письма с извинениями клиенту

    On average, customers’ satisfaction with eCommerce makes 82% (Statista’s data). It does seem a good result, but, in fact, it means that 18 100 customers are displeased with your service. And in most cases, a simple yet sincere Apology Email is capable of changing the situation for better.

    Tips on how to write an apology letter to customers

    Certainly, each situation requires deep consideration and consequently is supposed to have its unique standards, yet apology emails are to be divided into two major groups:

    1. Emails when you respond saying you’re sorry;
    2. Apology emails initiated by you.

    1. Emails, when you respond saying you’re sorry

    • respond as soon as possible

    Your customer is already unsatisfied with the issue occurred, don’t make him or her wait. Besides, by providing a prompt response, you may help the customer solve the problem right on time;

    • always notify the customer/client you have received the email

    If you cannot solve the issue right away, then notify you have received the email and that their question is held in consideration by those who are in charge. Once the email is forwarded to another department, hurry to inform customers about that, too;

    • explain the root of the problem

    Always explain the reason that caused this issue as clients have rights to know. But stay polite — don’t blame it all on one person or another company. First of all, customers are not interested in it. They would love to know you are aware of the problem, and that you are working on it. Second of all, this is very immature and can ruin your reputation in the eyes of the clients;

    No matter whose fault it is — servers went down not on your side, or it might have been caused by a natural disaster, or an intern wasn’t helpful enough over the phone — in the apology email to client, you still should say you’re sorry for the inconveniences the issue have caused, for the late delivery or for the bad service your company has provided;

    • make the subject line clear

    In the subject line, you are to specify why you are reaching out to the client. As long as this is a response, mention this.

    Either “We’re still working on the issue”, or “Response to your request”, or
    even “Re: Late delivery of order NUMBER” will do;

    Apology email where you’re not the initiator can be actually called an apology letter to a customer as it normally goes as a plain text one.

    A well-designed HTML email response may be considered as a waste of time. Especially, if the issue is the case of emergency and requires an immediate reply.

    Note: the situation with the apologize emails you initiated is quite the opposite — a beautiful design here will be considered as care and respect.

    2. Apology emails initiated by you

    Prior to running your apology email campaign, you should consider how much this issue influenced the customers/clients and how many of them may have experienced this issue, and what is important — how you are going to work things out.

    In my opinion, we should always beg our users’ pardon once the system outage or technical issues have occurred no matter how hard it may have influenced everyone as people trusted in us, and we were not able to provide proper service.

    a) think about the time when to send apology email newsletters out

    Here, everything depends on the reason why you are reaching out to your subscribers:

    • Website outage — the problem notification

    It’s better to send out the emails right away. Website users need to know the problem is not on their end. Would be great if you could provide them with the information regarding when the site works again. And promise to inform the users once the problem is solved;

    • The website outage — notification everything works ok

    When the issue is fixed, you should hurry to inform the users about it. But take your time to work on the design. And here, you should once again say that you’re sorry and offer some discount to users as a “thank you” for being loyal and patient;

    • The website maintenance —  information on the dates and the exact time

    When you are going to perform maintenance, your site may be shut down. Certainly, it’s preferable to do it at night, when the vast majority of your customers are sleeping, but you still should warn them. Send these emails a few days prior to the Day X, and place a proper copy on your website;

    • An event-triggered email sent many times — an apology

    There’s no strict recommendation regarding the time here. But it would be better if you wait for some time, an hour or two to let users catch their breath. When being irritated by the numerous emails within a short time, they may move this business apology letter for a mistake to trash without reading it.

    Another important thing here is to stop the scenario, fix the issue and only then turn it on again.

    b) offer a discount

    Here you should think of how to fix the situation and how to beg customers’ pardon:

    • An issue with the discount

    We create promo email campaigns to endear customers to our brand and to convince them buying from us. But sometimes it happens that the discount system does not work and customers have to pay a full price. Pretty awkward.

    Here you should take your time to create a beautiful, professional apology email that convinces customers to stay loyal with your brand and not to unsubscribe from your newsletters. In these emails, let prospects know you are well aware of the issue, that you are extremely sorry (and you should be) and that you want to make things better

    • Subscribers did not receive event-triggered emails

    It really upsets a lot when you get registered with a website, and wait for a subscription confirmation to start using the tool/shop right away. But you get nothing.

    In such situations, when it’s about an online store, sometimes I just go to another site. But when this is a tool and I need it now, it really upsets that I can’t use it and does not make a good first impression about this site.

    Beg customers’ pardon by offering them some discounts or free shipping.

    This is a perfect example of an apology email example — the girl looks she’s shy, the design is simple, and the copy is clear!

    c) say you’re sorry

    No matter how generous the discount is, users would love to hear your apology.

    It can be anything: from “Oops, our bad” to “Please, accept our sincere apologies”

    d) subject line — it should mirror the email content

    This is the last but not the least of the apology email best practices.

    It definitely should be clear, but nobody’s asking you to be very serious and straight in this question. Use your imagination and stick to your brand style.

    “We’re sorry” — by Boots;

    “We’re sorry_Topshop has been misbehaving and we want to apologize” — by Topshop;

    “Whoops, we hit the wrong button” — by Pet Supplies Plus;

    “Meow. Our goof is your gain. Additional 10% off today only” — by Fab;

    “Sorry, we’ve slipped up” — by MyOffers.co.uk;

    “When things go wrong — sorry!” — by Forever21.

    e) signature

    Emails, initiated by your company, should be sent on behalf of the person who made a mistake or on behalf of a CEO.

    Don’t hesitate to add the CEO’s photo in email signature and specify a position of a person who is in charge for this particular campaign.

    Apology email examples

    Here, we’re going just to show a few examples of apology letters and HTML emails that were initiated by brands. These emails took us by surprise.

    Example 1. Dorothy Perkins — Offer that is no longer valid

    Email marketers of the Dorothy Perkins just got straight to business — there’s no superfluous information in it.

    That’s a perfect way to notify subscribers about the mistake.

    Example 2. Forever21 — Website low speed

    This is a good example of apology email. Not only this brand asked customers’ pardon, but managed to stick to the company’s style and design.

    Example 3. Graham and Green — a technical glitch

    This brand made a very thematical design that totally fitted the situation — images of tools made us understand there was a technical issue. But these “tools” inherited pink after the company logo main color.

    Just a brilliant sample of an apology email.

    Example 4. Boden — inappropriate print

    In fact, this was an April Fool’s email, but sometimes brands have to withdraw their products. And this email can serve as a good example.

    In such emails, you are to explain the reason for what happened, then provide customers with details on how they can give your products back to you and get their money back.

    Example 5. Not on the high street — no messages

    What makes this email great? First of all, it’s the design. And second of all, it’s clear yet cute copy.

    Example 6. Pet supply — incorrect information

    It happens quite often when email marketers provide subscribers with incorrect information.

    It normally happens for one reason — email marketers have to work on 3 emails at once, consequently, they do not have time to proofread the emails several times.

    The email simplicity is its strong feature. “Oops, our bad” seems quite informal yet polite.

    Summary

    When done properly, apology emails can turn into an effective promo campaign and bring you even more profit as this is a good way to remind about yourselves again (works only with the emails you initiated). But only when it happens quite seldom!!

    To accomplish this mission, when creating an apology email, make sure to:

    • Respond on time;
    • Make the design sweet and not too festive;
    • Stick to your brand’s style and design;
    • Make a proper announcement on your website.

    You are welcome to use our free HTML email templates. Save the footers and headers to your personal content library. And when there’s a need to create an apology email fast, you will only have to make a fitting banner, pull the footer and header in your template — and the email is ready to go!

    If you have any questions or concerns, let us know via  or email.

    Источник: https://stripo.email/blog/apology-emails-best-practices-examples/

    Составляем письмо-извинение правильно

    Пример письма с извинением перед клиентом. Образец письма с извинениями клиенту

    Всем секретарям очень часто приходится составлять различные письма, в том числе и с извинениями.

    Оформление текста письма-извинения может стать настоящей проблемой, если не знать правил делового этикета и требований к оформлению.

    В данной статье мы подробно рассмотрим, как составить письмо извинение (образцы писем доступны для скачивания) как для организации, так и для клиентов компании.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • в каких случаях нужно писать письмо-извинение?
    • содержание письма извинения;
    • наглядные примеры оформления писем с извинениями.

    В каких случаях нужно писать письмо-извинение?

    Понятно, что составлять письмо с извинениями требуется в том случае, когда их действительно требуется принести. Каждая уважающая себя организация должна уметь признавать свои ошибки и исправлять их: это является неотъемлемой частью деловой этики.

    Более того, своевременно принесенные извинения помогут сохранить репутацию, важных клиентов или партнеров компании и избежать убытков. Порой именно вовремя отправленное деловое письмо с извинениями может помочь избежать судебных споров и широкой огласки.

    Поэтому составлять подобные письма должен уметь каждый секретарь. Причем делать это нужно качественно и искренне.

    Когда требуется писать письмо-извинение

    • Нарушение обязательств по договору. Данная причина является одной из самых распространенных. При этом неважно, требуется адресовать письмо с извинениями организации или клиенту: частота нарушений обязательств в обоих случаях примерно одинакова.

      Однако следует понимать всю серьезность нарушений, вполне возможно, что одних извинений будет недостаточно и понадобится дополнительно отправить подарок, предоставить скидку и т.д.

    • Некорректное поведение сотрудников компании также требует принесения извинений.

      В данном случае важно понимать, что каждый сотрудник компании является ее лицом и его поведение скажется в целом на репутации всей организации.

    • Форс-мажор. Никто не застрахован от форс-мажорны ситуаций, которые могут отрицательно повлиять на деятельность компании.

      При этом важно объяснить своим клиентам, что причиной каких-либо проблем являются обстоятельства, которые не зависят от вас.

    письма извинения

    Официальное письмо с извинениями должно состоять из нескольких абзацев, содержание которых строго регламентировано. Первый абзац письма должен содержать само извинение (одного извинения на все письмо будет достаточно).

    Второй абзац полностью описывает причины и проблемы, по которым возникла текущая ситуация, которая и потребовала письменных извинений.

    При этом не следует намеренно занижать масштабы события, называя его маленькой оплошностью или недоразумением.

    В случае, даже если ваша организация не считает себя виноватой, это не должно быть заметно в письме. В противном случае весь смысл извинений исчезает, а вина так и остается не заглаженной.

    Последний абзац необходимо посвятить огорчению и сожалению по поводу возникшей ситуации. Также можно указать меры, которые были приняты, чтобы подобных ситуаций больше не возникало. Письмо с извинениями клиенту (пример представлен ниже) может также содержать информацию о бонусах, предоставленных дополнительно в качестве извинений.

    В заключении можно выразить надежду на то, что подобные ситуации больше не возникнут. Более того, можно упомянуть, что ваша компания надеется, что это никак не повлияет на дальнейшие отношения и сотрудничество.

    Наглядные примеры писем с извинениями

    В данном абзаце мы наглядно покажем, как должно выглядеть письмо с извинениями клиенту (образец) и письмо с извинениями от организации (образец).

    Образец письма с извинениями клиенту

    Доброго времени суток, ХХХ!

    Меня зовут YYY, я – руководитель компании ООО. Вчера случилась проблема: служба доставки, с которой мы сотрудничали на протяжении трех лет, не справилась с объемами возложенной на нее работы.

    Не дожидаясь окончания судебных разбирательств, нам пришлось искать новые пути доставить вам заказ. Проблема была решена, а потому заказ уже готов к отправке.

    В ближайшее время с вами свяжется оператор и уточнит, когда вы готовы его принять.

    Чтобы загладить свою вину, вместе с заказом вам будет доставлен уникальный подарок. Не позднее, чем 15 апреля, заказ и подарок приедут к вам.

    С уважением, руководитель компании ООО YYY.

    Ниже по ссылке вы можете скачать письмо образец с извинениями клиенту.

    Рекомендуем материалы по теме:

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210861-qqq-17-m4-pismo-izvinenie

    Juristorr
    Добавить комментарий