Профессиональные достижения делопроизводителя. Профессия делопроизводитель

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой.

Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью – это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь.

Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря.

В небольших организациях часто секретарь выполняет функции делопроизводителя. Делопроизводитель обычно занимается ведением и управлением официальными документами, составляет документы, организует их движение и работу с ними, ведет учет документов и их хранение.

Если объем переписки не очень большой, то эти функции выполняет секретарь. Тем не менее, делопроизводство это отдельная профессия, которой в компаниях с большим объемом документов занимаются отдельные сотрудники – делопроизводители, имеющие специально образование.

Образец резюме секретаря

Фамилия Имя Отчество

Город: Москва, т. 011-111-22-33 e-mai: [email protected]

Секретарь / секретарь-делопроизводитель / секретарь-референт / секретарь со знанием английского языка

КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с хорошим знанием английского языка и отличными навыками общения с людьми. Дата рождения: 29.02.1990г. Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.

График работы: полный рабочий день

ОПЫТ РАБОТЫ

Ресторан “Облако”: с июля 2011 по настоящее время Должность: секретарь делопроизводитель со знанием английского языка

Обязанности:

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов. Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя.

Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю

Организация и проведение телефонных переговоров руководителя. Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов. Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.

Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.

Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников. Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив. Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

Выполнение отдельных служебных поручений.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ

Умение вести делопроизводство. Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми. Элегантная приятная внешность.

Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.

Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ MicrosoftWord , Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

ОБРАЗОВАНИЕ

Основное образование: среднее специальное Тульский Бизнес Колледж Годы учебы: c 2007 по 2009 г.г.

Диплом по специальности “делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование”. “

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Семейное положение: не замужем Дети: нет Иностранный язык: английский (среднее) Возможность командировок: нет

Возможность переезда в другой город: нет

Приятная внешность, элегантна, коммуникабельна, с умением избегать конфликтов, ответственна, аккуратна, исполнительна, быстро обучаема, без вредных привычек.

Кто такой секретарь референт?

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово “референт” в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий.

Одно из значений слова “референт” – это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о.

слово “референт” в названии должности секретаря подразумевает дополнительно к обычным обязанностям секретаря еще следующие: подготовка докладов и выступлений, подготовка проектов документов, сбор и подготовка информационно-аналитических материалов, и т.д.

Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

Должна ли быть фотография в резюме секретаря?

Должность секретаря предполагает общение с людьми, поэтому внешность секретаря играет не последнюю роль в принятии решения о выборе того или иного кандидата на эту должность. К вопросу нужна ли фотография в резюме следует подходить крайне осторожно.

Тем не менее, сопроводить в резюме секретаря фотографией будет вполне оправдано. Если у вас нет подходящей фотографии или вы не знаете, какую фотографию выбрать, обратите внимание так же на советы как улучшить свою фотографию для резюме на этом сайте.

Бывают случаи, когда непросто вспомнить или сформулировать ваш опыт работы и профессиональные навыки, особенно если работа секретаря уже стала для вас обычным делом. В этом случае исполняемые обязанности как бы размываются и не кажутся вам такими уж важными, а само собой разумеющимися обязанностями каждого уважающего себя секретаря.

Но для работодателя это не так. Чем более подробно вы опишете свой опыт работы, тем больше шансов, что именно ваше резюме заинтересует работодателя.В этом вам может помочь раздел:личные достижения для резюме .

Если вы ищите пример резюме секретаря-референта, то возможно вам будут полезны подобранные намиличные качества секретаря для резюме.

Личные качества для резюме секретаря

• Приятная аккуратная внешность.
• Коммуникабельность.
• Элегантность.
• Отсутствие вредных привычек.
• Стрессоустойчивость.
• Исполнительность.
• Бесконфликтность и умение избегать конфликтов.
• Точность и пунктуальность.
• Хорошее знание иностранного языка.
• Активность и высокая работоспособность.
• Легкая обучаемость.
• Умение работать с офисной техникой, компьютерными программами, интернет и электронной почтой.
• Честность, порядочность.
• Умение работать с конфиденциальной информацией.
• Отличные навыки общения с людьми, доброжелательность.
• Умение вести делопроизводство и работать с документами.
• Умение планировать и эффективно организовывать свое рабочее время и время руководителя.
• Грамотная речь. Знание основ культуры речи.
• Огромное желание работать. Умение работать в команде.
• Любовь к своей профессии.

Должность секретаря делопроизводителя в первую очередь связанная с работой с документацией офиса, вам придется выполнять поручения руководителя, работать с корреспонденцией, принимать звонки и письма.

Составить резюме на эту должность нужно кратко и грамотно, чтобы работодатель увидел в вас нужные ему качества для работы. Так как основная работа любого секретаря – работа с бумагами, нужно уметь работать с офисной техникой, быть внимательным и аккуратным. Опыт работы на аналогичных должностях – то, что не стоит упускать из виду, опытный сотрудник всегда нужен.

Знание иностранных языков будет преимуществом, при наличии укажите это в резюме. Что касается образования, то его наличие обязательно, но специализация может быть различной, только суть должна быть связана с ведением документации, способностями анализировать данные, работать с компьютером.

К личным качествам отнесите также организованность, трудолюбие, дисциплинированность, исполнительность.

Смотрите также другие примеры резюме:

Скачать образец резюме секретаря делопроизводителя:

Тимофеева Ольга Владимировна
(Olga V. Timofeeva)

Цель: Замещение должности секретаря делопроизводителя.

Образование:

сентябрь 1996 г. – июнь 2000 г. Финансово-экономичный техникум, специальность «Секретарь деловод», диплом младшего специалиста (дневное отделение).

Дополнительное образование:

апрель 2002 г. – август 2002 г. Курсы по изучению компьютера и компьютерной техники.

Опыт работы:

Администратор

ноябрь 2007 г. – май 2009 г. Салон красоты «Лилия», г. Сочи.Функциональные обязанности:— приём входящих звонков;— проведение записи клиентов;

— ведение учетной документации;

— осуществление расчетно-кассовых операций.

Секретарь-деловод

август 2009 г. – январь 2012 г. Центр реабилитации военных, г. Сочи.Функциональные обязанности:— регистрация входящей и исходящей корреспонденции;— подготовка писем;— осуществление приёма входящих звонков;

— поддержка жизнедеятельности офиса.

Секретарь руководителя

март 2012 г. – июль 2016 г. ООО «ТурИнвест», г. Сочи.Функциональные обязанности:— работа с входящей и исходящей корреспонденцией;— выполнение поручений руководителя;— подготовка зала заседаний;

— первичный приём звонков;

— встреча и приём посетителей.

Профессиональные навыки:

— Знание ПК и офисных программ;
— Знание офисной техники;— Грамотность;— Знание документоведения;

— Владение иностранными языками: английский – базовый.

Личные качества:

Внимательность, активность, доброжелательность.Пунктуальность, дисциплинированность, исполнительность.

Собранность, приятная внешность.

Дополнительные сведения:

Семейное положение: замужем.Дети: есть.

Возможность командировок: нет.

Надеемся, что составленный нами образец резюме на должность секретаря делопроизводителя, помог вам в создании своего резюме на работу. Вернутся в раздел ..

Делопроизводитель, как показывают опросы, является в настоящее время одной из распространённых и востребованных профессий уже и в нашей стране.

Чтобы стать удачным соискателем данной специальности и грамотно составить резюме, нужно быть в курсе особенностей работы делопроизводителя, требований к нему работодателя, уровня образования и навыков для занятия этой должности. Данная статья поможет вам в этом всем разобраться.

Обязанности делопроизводителя

Конечно, сфера деятельности может варьироваться в зависимости от компании, куда вы планируете устроиться, но всё же основные обязанности, умения которые должно включать любое резюме-образец делопроизводителя, таковы:

• обязательное знание Единой госсистемы делопроизводства, а также правил работы с документацией вашей организации;
• ответственность за документооборот фирмы;
• контроль за своевременным исполнением документов;
• обработка и последующая регистрация корреспонденции;
• работа с клиентами, в т.ч. и телефонные переговоры;
• работа с архивом.

Заработная плата

Резюме-образец делопроизводителя должно иметь и адекватные ожидания размера оплаты труда. З/п по России такого специалиста составляет от 10 до 40 тысяч рублей. В Москве и Санкт-Петербурге верхняя планка может доходить до 50 тысяч рублей. Таким образом, средняя зарплата – около 25 тысяч рублей, но большое влияние на нее имеет и регион, и размер компании, и опыт будущего работника.

Требования к соискателю

Как показывает анализ условий работодателя, для занятия этой должности желательно и даже необходимо иметь диплом о высшем профессиональном образовании. Резюме-образец делопроизводителя обычно содержит информацию о следующих стопроцентно подходящих специальностях:

• делопроизводство;
• документоведение и архивоведение;
• библиотечная и информационная деятельность;
• документационное обеспечения управления;
• технология защиты информации.

Очень важны и ваши личные качества. Делопроизводителю нужно быть внимательным, исполнительным, уметь быстро сконцентрироваться и не теряться в больших объемах информации, быть готовым анализировать и систематизировать ее.

Работа подразумевает общение с людьми – вежливость, коммуникабельность, бесконфликтность – эти качества обязательно украшают резюме-образец делопроизводителя.

Недостатком является однообразность и сидячий характер, поэтому без терпеливости и усидчивости не обойтись.

Образец резюме секретаря-делопроизводителя

1. В шапке указываете ФИО, контактные данные (место жительства, дата рождения, семейное положение, контактный телефон, адрес электронной почты). Не забывайте о качественном деловом фото.
2. Основная информация в ответ на вакансию:
   • вид занятости (полная, частичная и т.д.);
   • опыт работы (есть, нет);
   • знание языков;
   • готовность к командировкам:
   • водительские права, наличие авто.
3. Основательно расписываете свой опыт работы, располагая самый свежий в начале, а потом уходя в ретроспективу.

   Сначала указываете временной отрезок, затем наименование организации, должность, там вами занимаемую, подробно расписываете свои обязанности.

4. Раздел образования. Начинаете с высшего – университет, факультет, специальность, года обучения, квалификация вашего диплома (бакалавр, специалист, магистр).

   Потом перечисляете факты о дополнительном и/или среднем образовании.

5. Очень важная часть – ваши профессиональные навыки. Они должны как можно точнее подходить к требованиям к указанным уже в этом статье.

   Также обязательно отличное владение ПК как в общем, так и специальными офисными программами и интернетом (очень подробно распишите этот пункт), оргтехникой, навыками делового общения.

6. Ваши личные качества. Их набор должен максимально расположить к вам работодателя, но при этом не быть надуманным.

Надеемся, что резюме делопроизводителя, образец которого нами приведен, поможет вам в составлении личной востребованной визитной карточки.

Источник: https://www.yuriste.ru/professional-achievements-of-the-clerk-occupation-clerk/

Профессия: делопроизводитель

Почти в каждой компании есть специалист, ответственный за делопроизводство. Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто», рассказала Rjob, что входит в обязанности делопроизводителя, чем его работа отличается от работы секретаря и на какую зарплату он может рассчитывать.

Ольга Таирова, офис-менеджер по документообороту транспортной компании «СоюзХимТрансАвто»

О работе делопроизводителя я думала уже давно, так как меня манили документы. С делопроизводством познакомилась в 2016 году, работая в школе в отделе кадров. Когда я освоила азы, меня перевели на должность специалиста отдела кадров. 

Чтобы развиваться дальше, я перешла в логистическую компанию на должность офис-менеджера, где узнала много нового и столкнулась с совершенно другими интересными задачами.

Какое образование должен иметь делопроизводитель?

По своему опыту могу сказать, что делопроизводитель может не иметь образования по специальности, достаточно пройти курсы делопроизводства или же самостоятельно изучить профессиональную литературу и выделить для себя основные моменты. 

С каждым годом документооборот увеличивается, и теперь во многих вузах есть специальные факультеты, на которых обучаются будущие специалисты по документообороту и архивному делу.

В чём суть работы делопроизводителя?

Работа делопроизводителя – это, конечно же, режим многозадачности, и ряд обязанностей одинаков в различных компаниях. Но специфика и отрасль места работы во многом определяет, с чем именно будет иметь дело специалист. 

Я работаю в логистической компании, и помимо основных обязанностей делопроизводителя (ведение локального документооборота компании, регистрация и обработка корреспонденции, ведение телефонных переговоров, ведение архива документов), работаю с различными базами (автоперевозки, счета клиентов, база клиентов и другое), сканирую документы и заношу их в базы, контролирую работу курьера. 

Кроме того, я отвечаю за жизнеобеспечение офиса – заказываю канцелярию, воду и так далее. Не обходится и без поручений генерального директора и руководителей отделов.

В чём отличие делопроизводителя от секретаря?

В каждой компании должность делопроизводителя может включать в себя обязанности секретаря или офис-менеджера (различные поручения, жизнеобеспечение офиса и многое другое). По моему мнению, делопроизводство – это достаточно узкое направление, основанное исключительно на документообороте компании. 

Судя по рынку вакансий в сфере делопроизводства, каждый работодатель по-своему трактует эту должность.

Какими навыками должен обладать делопроизводитель? 

Минимальные требования: 

• Умение работать с оргтехникой
• Знание стандартного пакета Microsoft Office
• Приём и распределение телефонных звонков

Максимальные требования:

• Знание делового этикета
• Приём и встреча гостей компании
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• Составление приказов и различных документов
• Знание деловой переписки
• Знание иностранного языка

Этот список можно продолжать до бесконечности. Кроме профессиональных навыков также важны личностные качества, а именно: 

• Умение работать в режиме многозадачности
• Стрессоустойчивость (объём работы и количество звонков может «вогнать» в зону дискомфорта)
• Ответственность, пунктуальность, внимательность, открытость и доброжелательность, потому что зачастую делопроизводитель является лицом компании. 

На какую зарплату стоит рассчитывать делопроизводителю?

В зависимости от региона, статуса компании и её оборотов, заработная плата делопроизводителя колеблется от 15 до 50 тысяч рублей – в среднем, 25-35 тысяч рублей.

Что является самым сложным в работе делопроизводителя?

Каждая работа может вызывать трудности. Как активному человеку, мне трудным моментом в делопроизводстве кажется периодическая монотонность бумажной работы.

И я бы выделила еще один нюанс, на который стоит обратить внимание при выборе сферы делопроизводства. Речь об умении сосредоточиться на мелочах, быть крайне ответственным и внимательным, не забывая при этом о многозадачности.

Если какое-то из этих качеств «страдает», то могут возникнуть сложности при выполнении поставленных задач.

Расскажите о плюсах профессии.

Я люблю свою работу за обилие интересных задач, за возможность получить ещё больше профессиональных навыков. Я воспитываю в себе усидчивость, ещё большую внимательность, требовательность не только к себе, но и к своим коллегам. 

Какие карьерные перспективы ждут делопроизводителя?

Амбициозный, отлично выполняющий свою работу делопроизводитель может добиться и карьерного роста в том числе. В зависимости от того, в какой сфере «варится» компания, можно продолжить свою карьеру как в качестве линейного сотрудника, так и в руководящей должности: помощник генерального директора, заместитель руководителя или даже руководитель.

Если вы заинтересовались работой делопроизводителя и хотите попробовать себя в новой сфере, то берите на заметку рекомендации от Rjob.

Книги

• «Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по персоналу», Ю.М. Михайлов.
• «350 готовых деловых писем», Джон Вудс.
• «Делопроизводство. Учебное пособие», Т.В. Кугушева, Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева.
• «Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие», О. Сологуб.
• «Русский язык в деловой документации», Н. Абрамова

Обучение

• Повышение квалификации в сфере делопроизводства, электронного документооборота, секретарского, кадрового и архивного дела в центре профессионального образования ДИТАД.
• Курс «Делопроизводство – документационное обеспечение управления» в учебном центре «Специалист» при МГТУ им. Баумана.
• Дополнительное образование на базе высшего в колледже Министерства иностранных дел РФ.
• Курс «Кадровое делопроизводство. Профессиональный уровень» в центре образования «Элкод».
• Курс «Документооборот и контроль. Автоматизация и управление эффективностью» в центре профессионального развития «Профи-Карьера».

При использовании материалов сайта rjob.ru указание автора и активная ссылка на сайт обязательны!

Источник: https://rjob.ru/articles/professiya_deloproizvoditel/

Грамотное резюме секретаря делопроизводителя

В настоящее время невозможно себе представить ни одного руководителя более-менее крупной фирмы, обходящегося в своей деятельности без секретаря.

В компаниях с большим штатом сотрудников, наличием филиалов и представительств в разных регионах, активным ведением документооборота, как правило, имеется несколько взаимодополняемых должностей с четким разграничением обязанностей: секретарь, делопроизводитель, референт.

В организациях поменьше, где важным фактором уменьшения производственных затрат на содержание штата сотрудников является совмещение ставок – секретарь становится универсальным работником, сочетающим в своей деятельности функции помощника руководителя, делопроизводителя и менеджера по кадрам.

Многие обязанности, возлагаемые на секретаря делопроизводителя, не прописаны в стандартной должностной инструкции, а определяются самим работодателем на основе особенностей функционирования конкретной организации. Тем не менее, некоторые общие положения о деятельности сотрудника в рамках подобной должности существуют, и их вполне успешно можно использовать при составлении резюме секретаря делопроизводителя.

Должностные обязанности секретаря делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель играет важную роль в упорядочивании и систематизации деятельности не только непосредственного руководителя, помощником коего является, но и в организации обратной связи между начальником и подчиненными, исполнителями и заказчиками, обеспечении эффективного документооборота внутри фирмы и между ее структурными подразделениями. В связи с этим в его обязанности входят следующие пункты:

• ведение телефонных и личных переговоров с клиентами, прием входящей документации, факсов, телефонограмм и т.д., обработка и переадресация исходящих документов, доведение распоряжений непосредственного руководителя до сведения заинтересованных лиц;
• назначение и организация встреч руководителя с заказчиками, партнерами и сотрудниками фирмы;
• прием и регистрация посетителей с обеспечением их комфортными условиями во время ожидания, информирование по вопросам, находящимся в компетенции секретаря;
• ведение отчетной документации установленного образца, обеспечение документооборота в рамках действующего законодательства, создание архива документов, писем и т.д.

Как видно из вышеописанного функционала, спектр деятельности секретаря делопроизводителя достаточно разнообразен. Кроме исполнения означенных в этом перечне обязанностей, от секретаря, являющегося, по сути, лицом компании, требуется наличие таких качеств как:

Требования к кандидату на должность секретаря делопроизводителя

Для того чтобы успешно справляться с тем объемом работы, которую предполагает подобная вакансия, кандидат на должность секретаря делопроизводителя должен обладать следующими характеристиками:

• знанием трудового и административного права, законодательных актов, необходимых при работе с документацией, специфики делопроизводства и архивного дела;
• уверенно владеть компьютером (стандартными офисными и специальными программами по документообороту);
• умением пользоваться офисной оргтехникой, проводить ее текущее обслуживание и замену расходных материалов.

Понимание критериев отбора кандидатов на должность секретаря может помочь претенденту составить грамотное резюме, способное привлечь внимание потенциальных работодателей и успешно трудоустроиться.

Необходимо помнить, что первичное изучение резюме и отбор кандидатов для дальнейшего собеседования производится работниками кадровой службы фирмы, разместившей объявление о вакансии.

Для того чтобы произвести благоприятное впечатление на рекрутеров и заинтересовать их кандидатурой автора документа, существуют определенные правила оформления самопрезентации.

Основные критерии оценки резюме работодателями

Как правило, рассмотрев резюме соискателя, работодатель может сделать предварительный вывод о том, подходит ли его автор для замещения вакантной должности. Конечно, этот вывод основан на субъективном впечатлении, которое производит резюме кандидата.

Тем не менее, ответ на вопрос, будет ли получено приглашение для прохождения личного собеседования – во многом зависит от мнения рекрутера, проводящего первичный отбор кандидатов.

Чтобы избежать негативного отношения к резюме, нужно помнить об общих критериях, по которым будет производиться его оценка:

1. объем документа (не более 2-х страниц);
2. оформление (в данном случае учитывается формат файла, шрифт, использование подзаголовков, выделение в тексте важной информации различными способами, и т.д.);
3. читабельность (четкое, лаконичное изложение информации, грамотность построения фраз и письменной речи, разделение информации на тематические блоки);
4. структурированность (наличие разделов и информационных блоков, расположенных в определенной последовательности).

Советуем прочесть:  Как написать грамотное резюме менеджера по продажам

Важным показателем, влияющим на впечатление рекрутера о кандидате, возникающее в процессе изучения его резюме, становится структура документа.

При больших объемах работы по подбору персонала, неструктурированное резюме внимательно изучаться работниками кадровой службы не будет, поскольку важная информация окажется не на своих местах и увеличит время на ее обработку.

Именно поэтому принято придерживаться традиционного порядка расположения разделов документа.

Основные разделы резюме

1. Раздел личной информации. Сюда относятся персональные данные, цель резюме, номер телефона и адрес электронной почты, желательный график работы и уровень заработной платы, на которую рассчитывает соискатель.
2. Раздел сведений об образовании.

   В этом пункте указывается имеющееся образование, форма обучения, специальность, дипломы и поощрения, сведения о курсах повышения квалификации и переобучении.

3. Раздел опыта работы.

   Здесь необходимо обозначить все места трудоустройства, начиная от последнего и продвигаясь к началу трудовой деятельности, должностные обязанности, а также результаты, достигнутые в периоды работы в перечисленных организациях.

4. Раздел дополнительной информации.

   В этом блоке предоставляется информация об имеющихся дополнительных знаниях и навыках, приобретенных претендентом на должность в процессе трудовой деятельности (владение специальными программами, иностранными языками, наличие водительских прав и личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок).

   Кроме того можно указать семейное положение, отсутствие вредных привычек, перечислить личностные качества, способствующие успешному исполнению должностных обязанностей.

Заполнив документ, следует внимательно проверить правильность содержащейся информации, соблюдение очередности разделов, грамотность письменной речи. После этого можно высылать в адрес работодателя собственную самопрезентацию. Скачать образец резюме секретаря делопроизводителя можно по этой ссылке Образец резюме секретаря делопроизводителя.

Источник: https://rezumeinfo.com/obraztsy-rezyume/rezyume-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Делопроизводитель

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. 

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. 

Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа. Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

 Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. С делопроизводством тесно связана другая отрасль деятельности – архивное дело.

 Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.

Особенно важно хорошее знание делопроизводства для сотрудников небольших организаций, где все виды работ с документацией выполняются одним специалистом.

Делопроизводитель – специалист по работе с документацией. Делопроизводитель может работать в любой организации, имеющей документооборот.

Основная обязанность делопроизводителя – ведение документооборота компании. Делопроизводитель занимается ведением деловой переписки, базы документов, архивом документов, контролем за исполнением документов, обработкой, учетом, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции. Также в обязанности делопроизводителя входит работа с оргтехникой, мини АТС.

Необходимые качества, обеспечивающие успешность в профессии: умение ладить с людьми. Общительность. Доброжелательность. Эмоциональная устойчивость. Самообладание. Ответственность. Организованность. Хорошая оперативная память. Способность концентрировать и распределять внимание. Хорошая зрительно-моторная координация. Общая культура и правильная речь. 

Делопроизводитель должен знать: 

• нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
• основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

• структуру предприятия и его подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

Получить необходимые практические навыки по организации и ведению делопроизводства в достаточно короткий срок и без отрыва от основной работы или учебы можно в нашем Учебном центре, пройдя профессиональную подготовку по специальности «Делопроизводитель».

в нашем Учебном центре!

Курс обучения ориентирован на:

• выпускников школ, желающих связать свою будущую профессию со сферой секретариата и управления персоналом;
• начинающих секретарей и делопроизводителей, желающих повысить свои знания и усовершенствовать имеющиеся компетенции;
• и всех тех, кто желает повысить свою грамотность.

Цель изучения курса: привитие практических навыков по организации делопроизводства на предприятии с использованием информационных технологий. 

Набор на курсы «Делопроизводитель» проводится постоянно – число желающих получить практические навыки ведения документооборота растет, и учебные группы формируются быстро.

 Занятия проводятся в небольших группах от 5 до 12 человек преподавателями с большим педагогическим и практическим опытом работы. Все без исключения преподаватели являются специалистами-практиками в области документоведения и делопроизводства.

 Большинство занятий на курсах – практические, проходят в приятной и непринужденной обстановке. 

Учебный материал на курсах построен четко и доступен для понимания каждому слушателю, решившему освоить эту важную профессию.

 Обучение предельно наглядно и построено по принципу объединения лекций с практическими занятиями, которые проходят в оборудованных учебных классах Учебного центра в удобное для слушателей время (утро, день, вечер).

Занятия длятся 3-4 академических часа и проходят 2-3 раза в неделю по рабочим и/или выходным дням.

Форма обучения – групповая.

Время занятий групп на курсах***:

• утренние — с 9-00 до 12-00;
• дневные — с 12-00 до 15-00, с 15-00 до 18-00;
• вечерние — с 18-00 до 21-00;
• группы выходного дня: суббота и/или воскресенье — c 10-00 до 13-00, с 15-00 до 18-00.

 *** В отдельных случаях время занятий может быть изменено.

Продолжительность обучения:

• Обучение в группе – 48 ак. часов 
• Обучение в минигруппе (2-3 слушателя) – 36 ак. часов 
• Обучение индивидуальное – 24 ак. часа 

Ближайшие даты начала занятий: см. раздел «Расписание занятий» и/или уточните у менеджера Учебного центра.

Место проведения занятий: ул. Сталинградская, 4 или ул. Советская, 13.

Программа обучения разработана с учетом квалификационных требований, предъявляемых к специальности «Делопроизводитель».  (подробнее…)

Программа по курсу «Делопроизводитель» включает в себя следующие темы:

1. Делопроизводство

• Документоведение. Понятие о документе.
• Виды документов и их оформление:

        организационные;         распорядительные;

        справочно-информационные.

• Группы документов (входящие, исходящие и внутренние).
• Организация документооборота.
• Подготовка документов к архивному хранению. Сроки хранения документов.
• Формирование документов в дела. Номенклатура дел.
• Работа с конфиденциальной информацией.

2. Кадровое делопроизводство

• Документы по личному составу.
• Виды договоров, контрактов, трудовых соглашений (основные понятия).
• Оформление трудовых книжек.
• Формирование личного дела.

3. Зачет

На курсах делопроизводства в нашем Учебном центре Вы приобретете знания, практические навыки и умения, которые позволят Вам самостоятельно организовывать и вести делопроизводство предприятия с ипользованием современных информационных технологий и помогут в дальнейшем стать настоящим профессионалом. 

По окончании обучения и успешной сдачи квалификационного экзамена выпускникам Учебного центра согласно Государственной лицензии выдается Свидетельство установленного образца о профессиональной подготовке по специальности «Делопроизводитель».

Делопроизводство постоянно расширяется, включая всё больше различных направлений. Кадровое делопроизводство, архивное делопроизводство, обработка входящей/исходящей документации, всё это лишь малая часть понятия делопроизводства.

В последнее время руководители, стараются доверить документационное обеспечение своей организации только подготовленному специалисту, не просто обладающему необходимыми теоретическими и практическими навыками, но и имеющему документы о прохождении соответствующего профессионального обучения на курсах повышения квалификации.

Теоретические знания и практические навыки, которые Вы получите в процессе обучения, а также наличие Свидетельства об окончании наших курсов, дадут Вам хорошие преимущества при поиске работы.

Профессиональное знание современного делопроизводства требуется сотрудникам канцелярии, секретариата, кадровой службы, архивариусам, делопроизводителям, менеджерам по персоналу, табельщикам и др.

Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления – это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.

Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Преимущества нашего Учебного Центра: Курсы по делопроизводству в Учебном центре Волжской ТПП по праву стали самыми популярными в г. Волжском.

Более 40% новых слушателей приходят обучаться по рекомендациям наших выпускников, друзей, знакомых и коллег, которые уже смогли оценить полученные знания! Слушателей нашего Учебного Центра привлекают не только высокое качество обучения, доступные цены, актуальные учебно-методические пособия, а также опыт и глубокие профессиональные знания наших преподавателей, индивидуальный подход и внимательное отношение  к каждому обучаемому. См. «Отзывы»

Необходимая предварительная подготовка к курсу: знание компьютера на уровне уверенного пользователя.

На занятиях необходимо иметь: тетрадь, ручку.

Записаться на курсы и получить дополнительную информацию можно по телефонам:

 (8443)27-04-43 (8443)27-48-91

 8-904-770-00-83

 Отправить заявку на обучение

Мы рады видеть Вас на наших курсах!

Источник: http://center.volzhsky.ru/page/62

Делопроизводитель. описание профессии делопроизводитель – Разбор собеседований

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании.

Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

• высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
• владение ПК и офисной техникой;
• умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
• умение вести коммуникации с клиентами;
• опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Образец резюме

Образец резюме делопроизводителя.

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года. Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению «Кадровое делопроизводство».

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Источник:

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника :

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
5. Порядочность.
6. Общительность и доброжелательность.
7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
8. Коммуникабельность.
9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
10. Умение вести деловые переговоры.
11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

• заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
• проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
• нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка – оформление – обработка – хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
3. Учет отправленных и полученных бумаг.
4. Архивация документов.
5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда.

А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день.

Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой.

Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего.

По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• осуществление контроля исполнения документов;
• ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
• ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности.

Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации.

Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

• распорядительные;
• информационные и справочные;
• организационные;
• кадровые (по личному составу);
• финансовые;
• технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
4. Организация хранения документов.

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

Источник:

Делопроизводитель кто это: должность или профессия. Чем занимается

Для того чтобы разобраться в текущем документопотоке, очень часто нанимают специального специалиста. Он не только поможет разобраться с бумагами, но и будет поддерживать его. Это профессия делопроизводитель кто это, сейчас и рассмотрим.

Делопроизводитель – это одна из популярных и востребованных профессий. Этот специалист обязан уметь обрабатывать и составлять различные виды документов, разбираться в документопотоке.

Именно по этой причине, нет такой крупной организации, в которой не работал бы специально обученный специалист делопроизводитель.

И если на первый взгляд его обязанности кажутся не столь значительными, то на деле без него просто не обойтись.

В число основных обязанностей входит:

•  грамотное ведение всего документооборота предприятия;
•  ответы на телефонные звонки и переговоры с клиентами;
•  регистрация и обработка всей поступающей корреспонденции. Это означает, что письма как бумажные, так и электронные должны будут регистрироваться, после чего передаваться адресату. Если там будет какие-либо распоряжения или задания, то делопроизводитель обязан проверить, как оно было выполнено;
•  проверяют, чтобы на всех документах стояла резолюция;
•  заносят все необходимую информацию в специальные журналы или карточки, вводят в банк данных;
•  ведет контроль за документами, которые выдаются другим сотрудникам;
•  ведение архива документов – это означает, что нужно не только правильно расставить папки с документами в архиве, но и заполнить справочную базу, ускоряющую поиск, в случае необходимости.

Источник: http://instrumenti-nn.ru/prohozhdenie/deloproizvoditel-opisanie-professii-deloproizvoditel.html