Сотрудник сменил паспорт по возрасту как оформить. Как правильно внести изменения в личную карточку

БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫОформляем кадровые документы при изменении личных данных работника 4 марта Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). 2. Копия свидетельства о заключении брака.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных). 1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии. 1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных. 1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет. 1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования. 1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования. 1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.  Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕк трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах. 2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции: «ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных. 1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И. Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ  к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора.

Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

Обсудить на форуме (8)РаспечататьВ закладкиОбсудить на форуме (8)РаспечататьВ закладки

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2011/12/5503

Работник поменял паспорт по возрасту действия кадровика. Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника. Вносить ли изменения в трудовой договор в случае изменения фамилии

Сотрудница компании обратилась с заявлением, в котором просит поменять ее фамилию в документах предприятия на новую. Как отразить изменение фамилии в трудовом договоре с работницей? Что указывать в дополнительном соглашении к трудовому договору и нужно ли его вообще заключать? Остановимся на этом вопросе подробно и приведем образец.

Кадровикам предстоит внести изменения в ряд документов, но коррективы в трудовой договор на первом месте. Ведь этот документ – это основа трудовых отношений с работником.

Однако начиная процедуру внесения поправок в документы не обойтись без заявления сотрудницы и приказа директора.

Вносим изменения на основании приказа

Произошла смена фамилии. Соглашение к трудовому договору поможет обновить сведения. Однако необходимо соблюдать установленный порядок:

• сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);
• директор издает приказ, в соответствие с которым вносятся изменения;
• кадровики корректирую документы.

Заключаем допсоглашение с работником

После того как написано заявление и издан приказ кадровому работнику можно заняться трудовым договором. На практике изменения в трудовом договоре при смене фамилии могут быть произведены путем заключения дополнительного соглашения с работником.
Разработанный нами образец поможет кадровым специалистам составить такой документ без лишних хлопот.

Работник сменил фамилию.

Взять с сотрудника заявление и оформить приказ

Разумеется, из-за смены фамилии работника (а может быть, и имени) придется вносить изменения во многие документы. Но чтобы на то появились законные основания, устного сообщения сотрудника недостаточно. Нужны письменные доказательства.

Если ваша компания на «упрощенке» Все рекомендации в данной статье подойдут и для тех компаний, которые платят «упрощенный» налог.

Итак, с человека, недавно сменившего фамилию, возьмите сначала заявление на имя руководителя компании с просьбой внести изменения в соответствующие документы.

При этом снимите копии с нового паспорта сотрудника и с бумаг, подтверждающих смену его личных данных. Зачастую это свидетельства о браке или разводе.

Но может быть и просто свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества, выданное отделом ЗАГСа.

Копии заверьте печатью организации и своей подписью (если вы выполняете функции начальника отдела кадров). Потом вы их подошьете в личное дело работника.

Теперь надо издать приказ об изменении анкетных данных сотрудника за подписью руководителя. Строго установленной формы для такого приказа нет. Ваша воля составить его так, как посчитаете нужным. Только обязательно перечислите и старые, и новые данные работника, а также реквизиты тех документов, копии которых вы недавно сделали.

Чтобы вам помочь, в этой статье мы разместили примерный образец приказа ниже. Да, и не забудьте ознакомить с документом под роспись самого работника.

Исправить личные данные в трудовом договоре

Безусловно, фамилию и паспортные данные работника в трудовом договоре надо исправить на новые. Но четких правил, как это сделать, в законодательстве нет. Предлагаем на ваш выбор два варианта.

Первый вариант. Можно составить к трудовому договору дополнительное соглашение, где прописать, что с такой-то даты (например, с даты издания приказа) договор следует читать в новой редакции. И перечислить, где по тексту контракта вносятся изменения или просто изложить его с учетом новых персональных данных.

Еще по этой теме Подробнее о правилах оформления пенсионных карточек читайте в статье, опубликованной в журнале «Главбух» № 8, 2009 .

Сотрудники фонда в течение месяца примут решение об обмене карточки и направят вам новую. Как только придет переоформленное свидетельство, в недельный срок выдайте его сотруднику. Вместе с карточкой будет еще сопроводительная ведомость – пусть в ней работник распишется, когда заберет у вас свидетельство. После этого не забудьте в течение месяца отправить ведомость обратно в отделение ПФР.

В то время, пока в фонде оформляют новую пенсионную карточку, позаботьтесь об обмене медицинского полиса. Вид страхования – добровольный или обязательный – здесь не важен. О том, что один из ваших работников сменил фамилию, сообщите в страховую компанию, выдавшую полис. Там вам скажут точно, какие документы предоставить. В итоге изготовят полис с обновленными данными.

Что еще надо сделать, если фамилию сменил директор

Когда фамилию меняет руководитель, внести изменения в документы, о которых написано в статье, недостаточно. Остается еще ряд действий, причем очень важных.

Известить налоговую инспекцию. Личные данные руководителя содержатся в ЕГРЮЛ. Поэтому новые сведения о таком особом работнике надо сообщить в ИФНС, чтобы инспекторы внесли изменения в базу ЕГРЮЛ. Для этого подайте заявление по форме Р14001, заверенное у нотариуса.

Через 5 дней налоговики выдадут вам свидетельство о внесении изменений и выписку из реестра. Если директор заодно является соучредителем (участником) организации, изменения вносятся и в учредительные документы компании. Плюс еще одно заявление в налоговую – по форме Р13001.

Уведомить банк и контрагентов. В банк, обслуживающий вашу компанию, предоставьте новую банковскую карточку. В ней будут новые данные руководителя, с подписью. Затем надо выбрать время и просмотреть договоры с контрагентами. Если где-то есть пункт, обязывающий сообщать о любых изменениях в реквизитах компании (в том числе фамилии руководителя), его надо выполнить.

Главное, о чем важно помнить

1. Старую фамилию работника надо исправить на новую во всех документах, где содержатся персональные данные. Самое главное – изменить надо трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку. Кроме того, работодатель обязан обменять пенсионную карточку и полис медстрахования работника.

2. Прежде чем вносить изменения в кадровые бумаги, от работника надо получить копии нового паспорта и подтверждающего свидетельства из ЗАГСа. Со слов сотрудника делать исправления нельзя.

Из этой статьи вы узнаете: Необходимо ли проводить изменение фамилии в трудовом договоре; Каким образом внести корректировки об изменении фамилии в трудовом договоре; Каков образец документов об изменении фамилии в трудовом договоре.

Довольно часто на предприятии возникают различные ситуации, которые требуют вносить определенные изменение в кадровую документацию.

Трудовые договора, заключенные между работодателем-компанией и соискателем-работником, не становятся исключением, так как у человека иногда могут меняться паспортные данные и, в таком случае, необходимо знать, как правильно вносить изменения в важные бумаги, касающиеся порядка сотрудничества между начальником и подчиненными.

Вносить ли изменения в трудовой договор в случае изменения фамилии?

Подобная ситуация является одной из наиболее распространенных, и вызывает серьезные проблемы для ответственных сотрудников, которые не знают, требуется ли вносить изменения в трудовой договор и, если да, то каким образом это необходимо сделать, дабы минимизировать риски возникновения проблем с проверяющими органами.

Смена фамилии сотрудницы должна быть обязательно отражена в любом документе, где фигурируют инициалы подчиненной (трудовая книжка, личная карточка, трудовой договор).

Работником, в таком случае, необходимо предъявить соответствующие документы, утверждающие действительность смены фамилии (свидетельство о браке или паспорт).

Само собой, при составлении трудового договора нужно обязательно указать пункт, что в документ могут быть внесены изменения в случае смены каких-либо паспортных данных работника.

Каким образом внести корректировки об изменении фамилии в трудовом договоре?

После того, как кадровой службой (или бухгалтерией, если ответственность за ведение подобных документов возложена на бухгалтеров) получены подтверждающие от сотрудника документы о смене фамилии (паспорт, свидетельство о вступлении в брак), ответственное лицо снимает с данных бланков копии, заверяет подписью и штампом предприятия, и подкрепляет их к трудовому договору. Для более точного соблюдения Законодательства настоятельно рекомендуется получить от сотрудника специальное заявление, оформленное в произвольном стиле, образец которого будет описан ниже.

Также требуется, чтобы подчиненный заполнил второе заявление, которое позволит заменить полис социального и пенсионного страхования. В принципе, данную процедуру можно проводить и не сразу, но рекомендуется все необходимые правки провести в одно время, дабы после не забыть и не отвлекать в дальнейшем работницу от выполнения своих обязанностей.

Работодатель – директор предприятия, издает специальный приказ, после которого можно начинать процедуру смены данных в трудовом договоре. Далее, составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается дополняющая информация (по усмотрению начальника).

Образец документов об изменении фамилии в трудовом договоре

Следует начать с первого документа – заявления, на основании которого ответственный орган может начать процедуру смены данных сотрудника в трудовом договоре.

Заявление от работницы, оформленное в произвольной форме, должно содержать информацию о предыдущей и новой фамилии, дату события (замена паспорта или вступления в брак). К данной бумаге человек подкрепляет копию официального документа, подтверждающего необходимость замены информации.

Копия должна быть заверена самим работником, кадровой службой и директором. На каждой странице откопированного бланка необходимо проставить печати организации.

Следом идет второе заявление, заполненное в форме АДВ-2 (Постановление правления ПФ РФ № 192 от 31 июля 2006 года), служащее поводом для обращения в Пенсионный Фонд с целью замены полиса об обязательном пенсионном страховании.

Приказ, изданный директором предприятия, служит окончательной формой документации, закрепляющей законность смены официальных данных в трудовом договоре, трудовой книжке, табеле учета посещения и прочих бланках компании.

Заполненный в произвольной форме, Приказ должен содержать информацию о дате подачи сотрудником соответствующих заявлений и причины для изменения персональной информации в официальных документах компании.

В Приказе указывается перечень поддающихся замене информации документов, порядок уведомления коллег подчиненного и назначается ответственный за проведение процедуры смены трудового договора.

Важно помнить, что любые изменения в кадровых бланках проводятся следующим методом: устаревшая информация зачеркивается одной сплошной линией, а рядом или над строкой пишутся актуальные данные (новая фамилия подчиненного и причина изменений).

В конце, по усмотрению директора, составляется дополнительное соглашение между компанией и работницей, заполненное в произвольной форме с указанием важной дополнительной информации.

Вложенные файлы

• Трудовой договор (фрагмент). Изменение данных в связи со сменой фамилии.doc
• Личная карточка (фрагмент). Изменение личных сведений в связи со сменой фамилии сотрудника.doc

Доступно только подписчикам

• Трудовой договор (образец). Изменение данных в связи со сменой фамилии.doc
• Личная карточка (образец). Изменение личных сведений в связи со сменой фамилии сотрудника.doc

Законодательство позволяет любому совершеннолетнему лицу изменить свои фамилию, имя, отчество (далее – Ф.И.О.). Поводов для этого много: вступление в брак, развод, неблагозвучная фамилия и т.д. При этом работодателю изменение данных работника приносит только лишние хлопоты. О том, какие действия следует предпринять, мы вам и расскажем.

Перемена имени

Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», далее – Закон № 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона № 143-ФЗ).

К сведению

Показать

Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта. Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления данных обстоятельств. На это указано в п. 12 и 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 828.

Чаще всего смена Ф.И.О. происходит в связи со вступлением в брак, разводом и переменой неблагозвучной фамилии, так что работник приносит вам, кроме нового паспорта, один из следующих документов: свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени. С указанного документа следует снять копию.

К сведению

Показать

При смене фамилии, имени, отчества ИНН, присвоенный физическому лицу, не меняется (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/[email protected]).

Пенсионное свидетельство

Источник: https://uristol.ru/medicine/rabotnik-pomenyal-pasport-po-vozrastu-deistviya-kadrovika/

Смена фамилии работника: порядок внесения изменений

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

• свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени;
• новый паспорт лица;
• СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

https://www.youtube.com/watch?v=o9ufhk4gZxo

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

• заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
• опись документов (форма АДВ-6);
• старое свидетельство работника;
• копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.

Скачать бланк заявления АДВ-2.

Скачать форму описи АДВ-6.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

Источник: http://smena-familii.ru/rabotniki/smena-familii-rabotnika/

Приказ об изменении паспортных данных. Изменение персональных данных работника

• Договор на оказание услуг, аутстаффинга, аутсорсинга
• Договор перевозки, фрахтования, траспортной экспедиции
• Договор передачи, отчуждения
• Договор подряда: бытового, строительного, субподряда
• Договор поручения, договор поручительства
• Договор поставки, контрактации
• Договор проката: бытового, строительного
• Договор пожизненной ренты, пожизненного содержания
• Договор ссуды, безвозмездного оказания услуг
• Договор страхования, перестрахования
• Трудовой договор с работником
• Договор уступки прав и перевода долга
• Ученический договор с работником
• Учредительный договор, договор о совместной деятельности
• Договор хранения, материальной ответственности
• Прочие договоры

Договоры по тегам Цитата на века В сепаратном договоре не ищи спасения. (К.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

• паспорт;
• свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба. Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке. При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника.

Важно

Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е. дата предоставления документов сотрудником.

Какой приказ нужно оформить в случае изменения у работника личных данных?

Инфо

Если это первое, то и номер его будет №1 к ТД такому-то от такой-то даты.

• В тексте указать, что пункт такой-то ТД изложить в следующей редакции: и повторить этот пункт из ТД, вписав новые персональные сведения. Датировать доп. соглашение необходимо числом после даты выхода приказа.
• Подпись на доп.

соглашении должна стоять одного из первых руководителей предприятия, так как подобный документ фактически стоит на одном уровне с ТД.Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы, и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации. Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору о смене фамилии Интересное видео Смена фамилии.

Бланкер.ру

Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу Образец внесения изменений в трудовую книжку приведен в подборке материалов Системы. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет И.И.

Шкловец При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст.

57 ТК РФ). В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт. Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф.

Внимание

Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт. И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор.

Приказ. На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме. В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Карьера

Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой, кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.

Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека.

Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно.

Сотрудник сменил паспорт по возрасту

Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. © Материал из Системы КадрыГотовые решения для службы персонала на www.1kadry.

ru Изменение фамилии: в каких отразить документах? Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно.

В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить? В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т.

д.) фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».

Приказ об изменении паспорта сотрудника пример

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

У вас не останется вопросов о приказе о награждении почетной грамотой после прочтения статьи по ссылке. В карточке Т-2 впишите новые паспортные данные и прописку, подпись лица, который внес новые данные и дату.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми.

В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Приказ об изменении личных данных в кадровых документах

СК РФ) Свидетельство о заключении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность) Расторжение брака День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу (ст.

25 СК РФ) Свидетельство о расторжении брака Паспорт (документ, удостоверяющий личность) Перемена имени День государственной регистрации или вступления решения суда в законную силу Свидетельство о перемене имени Паспорт (документ, удостоверяющий личность);все ранее выданные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния; свидетельство о рождении ребенка (если он еще не достиг возраста 18 лет) Заявление. Заявление в свободной форме работник должен написать собственноручно и приложить к нему копии подтверждающих документов (свидетельство ЗАГС, паспорт и т. п.). Образец заявления представлен ниже.

Приказ об изменении паспортных данных работника

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно!

• Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию?
• Как внести изменения в трудовой договор?
• Издание специального приказа
• Подготовка дополнительного соглашения
• Интересное видео

Любые изменения персональных данных влекут за собой корректировки всей кадровой документации, иначе идентификация сотрудника будет невозможной, и даже оформить карточку в банке или выплатить через кассу премию, зарплату станет неразрешимой проблемой.

Приказ об изменении паспортных данных

В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл. 22.10.2012». 2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон: Работодатель: «Альфа»Адрес: 125008, г. Москва,ул. Михалковская, д.

20ИНН 7708123456, КПП770801001р/с 4070281040000001111вАКБ «Надежный»к/с30101810400000000222БИК044583222 Работник: Зайцева Виктория Николаевнапаспорт серии 46 02 № 545177выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл.

Образец приказа об изменении паспортных данных работника

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника – документ, составление которого необходимо при решении внести изменения в документы, содержащие персональные данные работников.

С данным приказом в обязательном порядке должен быть ознакомлен работник, в чьи документы вносились изменения, работники кадровой службы и бухгалтерии предприятия.

На основании раннее составленного согласия работника на обработку персональных данных, конфиденциальная информация о нем может быть использована определенным кругом лиц при осуществлении им трудовых отношений.

Перечень лиц в обязательном порядке должен быть зафиксирован в Приказе об утверждении списка лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудника. При решении внести изменения в документы, содержащие персональные данные конкретного сотрудника целесообразно утвердить соответствующий приказ.

В жизни работников происходят различные события — заключение или расторжение брака, рождение детей, смена места жительства и пр. Результатом, как правило, является смена фамилии, места регистрации, изменение данных документа, удостоверяющего личность. В таких случаях перед кадровиком встает вопрос: в какие документы вносить изменения и как? Об этом расскажем ниже.

Персональные данные

Источник: https://qipok.ru/prikaz-ob-izmenenii-pasportnyh-dannyh-izmenenie-personalnyh-dannyh/

Работник поменял паспорт как внести изменения в личную карточку

Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.

000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы.

Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Оба экземпляра имеют равную юридическую силу. Подписи сторон: Работодатель: «Альфа»Адрес: 125008, г. Москва,ул. Михалковская, д. 20ИНН 7708123456, КПП770801001р/с 4070281040000001111вАКБ «Надежный»к/с30101810400000000222БИК044583222 Работник: Зайцева Виктория Николаевнапаспорт серии 46 02 № 545177выдан УВД Воскресенского р-наМосковской обл.

Как правильно внести изменения в личную карточку?

Часто бывает так, что работник просит изменить его фамилию в кадровых документах только на основании свидетельства, выданного отделом ЗАГС, еще не поменяв паспорт.

Обязательно поясните, что прежний паспорт действителен только в течение месяца со дня выдачи свидетельства, и что за проживание с недействительным документом предусмотрен административный штраф.

Попросите работника указать в заявлении, когда именно он обязуется предъявить вам новый паспорт.

И когда документ будет представлен, внесите изменившиеся сведения в форму № Т-2 и трудовой договор. Приказ.

На основании личного заявления работника и подтверждающих документов издается приказ по личному составу в свободной форме.

В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец).

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

В связи с этим у работников кадровых служб при заполнении личной карточки возникают различные вопросы. Один из самых распространенных – как внести изменение в личную карточку? Внесение изменений в личную карточку Необходимость изменить сведения о сотруднике возникает довольно часто. Как правило, это происходит, если сотрудник:

• сменил фамилию;
• изменил место жительства;
• получил новый паспорт;
• вступил в брак;
• получил новое образование, степень, квалификацию;
• прервал свой отпуск;
• перевелся на другую работу или должность;
• восстановился после увольнения и др.

При внесении изменений важно определить – нужно изменить существующие данные или дополнить уже существующие.

Если речь идет об изменении имеющихся данных о сотруднике, например фамилии или адреса проживания, то устаревшие данные зачеркивают единой чертой.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Адрес регистрации: 125373,г. Москва, бул. Яна Райниса,д. 24, корп. 2, кв. 474 А.В. Львов В.Н. Зайцева Экземпляр дополнительногосоглашения получил(а) В.Н. Зайцева22.10.

2012 Таким образом, с предоставленного работником нового паспорта снимите копию, которую после внесения всех изменения подшейте в личное дело работника. На основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

При изменении фамилии: Документом, удостоверяющим личность работника, является паспорт. Соответственно, сначала работница должна внести изменения в нег- получить новый паспорт.

После чего сотруднице необходимо написать заявление с просьбой внести такие изменения в кадровую документацию, предоставив подтверждающие документы, а работодатель должен издать приказ и внести такие изменения.

Исправления в личной карточке

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

• паспорт;
• свидетельство о браке.

Также отметим, что при изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе. Если одного документа недостаточно, то ссылка делается на оба. Как правило, при внесении изменений в трудовую книжку ссылка делается на свидетельство о браке.

При внесении изменений в трудовой договор одновременно вносятся изменения и в реквизиты паспорта работника. Далее, сотрудник кадровой службы издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника. При этом, дата приказа будет текущая дата, т.е. дата предоставления документов сотрудником.

Личные данные работника могут измениться в результате заключения брака, развода или решения человека их поменять.

Задача кадровой службы, особенно в крупных организациях, как можно быстрее оформить эти изменения, чтобы предотвратить путаницу в оформлении организационных, бухгалтерских и налоговых документов.

Что исправляем? Итак, если необходимо изменить личные данные работника, он должен написать соответствующее заявление в кадровую службу организации. На этом основании издаем приказ, вносим изменения в трудовую книжку, личную карточку № Т-2, дополняем трудовой договор.

Основания для изменения личных данных работника Действие Дата начала действия изменений Подтверждающий документ Личные документы, в которые (событие) обязательно вносятся изменения Заключение брака День государственной регистрации (ст.

Источник: http://yurburo61.ru/rabotnik-pomenyal-pasport-kak-vnesti-izmeneniya-v-lichnuyu-kartochku/