Стандарты документа ворд по госту. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Каким шрифтом печатают документы по госту. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Стандарты документа ворд по госту. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Слово «шрифт» произошло от немецкого schreiben – «писать». Это комплект букв, цифр и других символов, разработанных в едином стиле. Каждый такой набор имеет свое название (тип) на латинице и характеристики: размер, начертание, насыщенность, емкость, удобочитаемость.

Составление основной массы официальных печатных документов не регламентируется строго по ГОСТу. Шрифт подбирается исходя из области применения.

Так, в бухгалтерском деле важна хорошая читабельность цифр; для документов, обрабатываемых преимущественно в электронном виде, используются стили, удобные для чтения с монитора (Arial, Helvetica, Verdana); где-то отдают дань печатной машинке и применяют системы с одинаковой шириной символов (Courier).

Обычно ведомства или крупные предприятия разрабатывают свои внутренние стандарты для ведения документооборота, которых и придерживаются все исполнители этой организации.

Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri.

С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности.

Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты. Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.

Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах. По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них – это размер.

При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.

3528 мм или примерно 1/72 дюйма. Часто применяется и 14-й шрифт.

Техническая документация

Но существует тип документации, для которой ГОСТы все же разработаны. Речь идет о ГОСТ 2 .105−95, устанавливающем общие правила для текстовых документов на технические изделия и строительство.

Следующий стандарт регламентирует общие требования к построению и правилам оформления технических и научных отчетов, для которых важно единство выполнения для обмена и обработки в информационных системах. Это ГОСТ 7 .32−2001. Он хорошо знаком всем студентам и работникам проектно-конструкторских и научно-исследовательских организаций.

Строго говоря, эти ГОСТы также не определяют выбор шрифтов. Наоборот, они даже допускают использование нескольких гарнитур для привлечения внимания к тем или иным участкам текста. Под гарнитурой понимается совокупность одного или нескольких близких шрифтов, одинаковых или разных размеров и начертаний, объединенных единым стилем.

Параметры страницы

В Ворде стандарты предписывают установить следующие настройки:

  1. Тип бумаги: печатная белая.
  2. Формат бумаги: A 4 (210×297 мм).
  3. Ориентация: книжная.
  4. Положение переплета: слева.
  5. Поля: левое – не менее 30 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм.
  6. Шрифт: черный, размером не менее 12 pt.

Регламентируются также отступы в Ворде. По ГОСТу 7.32−2001 они такие:

  1. Красная строка (абзац) – 15−17 мм (с абзацного отступа, помимо собственно абзацев, записывают все разделы с подразделами и пункты с подпунктами).
  2. Отступы слева и справа – отсутствуют.
  3. Интервалы перед и после абзацев – отсутствуют.
  4. Межстрочный интервал – полуторный.
  5. Выравнивание – по ширине, т. е. текст равномерно распределяется между левым и правым краем за счет дополнительных интервалов внутри строки, если это необходимо.

Эти требования обязательны для печатных отчетов о научно-исследовательских работах. Для остальной документации они носят рекомендательный характер.

Существует также ГОСТ Р 6.30−2003. Он устанавливает опять же рекомендуемые (необязательные) требования для состава реквизитов документов и их оформления, а также для унифицированных бланков.

Поля в Ворде по ГОСТу Р 6.30−2033 должны быть: верхнее, нижнее и левое – не менее 20 см, правое – не менее 10 мм. Это не противоречит предыдущим рассматриваемым ГОСТам.

Для некоторых бланков возможен формат бумаги A 3.

Итак, мы выяснили, что для различных документов шрифт подбирается исходя из целесообразности, максимально удобочитаемый. Так, для распечатываемых впоследствии документов хорошо подходит Times New Roman.

Во многих организациях он используется до сих пор, хотя в последних версиях Ворда маркетологи Microsoft от него отказались как от стандартного. Правда, в последнее время он стал уступать так называемым рубленым шрифтам, тому же Arial. Это связано с увеличением электронного документооборота.

Однако ГОСТы предъявляют требования к оформлению печатной страницы в целом и к характеристикам шрифтов в том числе.

Из этого видео вы узнаете, как форомлять текстовые документы в Microsoft Word.

Не получили ответ на свой вопрос? Предложите авторам тему.

Для составления разного рода документации обязательно нужно пользоваться законодательными нормами.

В отношении большинства предпринимательских бумаг не созданы никакие ограничения и они оформляются в свободной форме.

Что же касается официальных, технических позиций, то здесь проведение настройки состоит в установленных критериях ГОСТа.

Общие требования

В России действует определенное количество правил по оформлению документации. Установление новых позиций оговаривается с 1 июля 2019 года.

Предполагается размещение позиций по отношению к ГОСТ Р 7.0.97-2016, который должен был вступить в силу еще в 2017 году.

Источник: https://www.holdest.ru/kakim-shriftom-pechatayut-dokumenty-po-gostu-ispolzovanie-shriftov-v-oficialnyh/

Какой шрифт используется в документах по госту

Стандарты документа ворд по госту. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Шрифтом именуется набор знаков, которые приведены в однородном стиле. Существует несколько вариаций шрифтов, отличающихся друг от друга своими характеристиками, и наименованием. Каким шрифтом оперировать в документах, какие параметры задаются, зависит от типа бумаг и требований, предъявляемых к оформлению.

Критерии подбора шрифтов при оформлении официальных бумаг

Критерии оформления бумаг, выбор стиля и типа букв устанавливают управляющие организаций. При условии, что корпорация высокоразвитая крупная и самодостаточная. Все сотрудники, которые работают в таких учреждениях с бумагами, придерживаются правил, принятых внутри организации.

Длительное время негласно принято было оформлять официальные бумаги шрифтом times new roman. Это связано с тем, что текстовым редактором ворд пользовались в абсолютном большинстве случаев. В 2008 году после выхода новой версии ворда основным видом набора текста стал шрифт calibri.

С развитием компьютеризации бухгалтерские бумаги печатаются в основном рубленым шрифтом. Какой вид и величину шрифта выбрать, решает сотрудник, который занимается созданием и оформлением текстовых документов. Если в организации не сформированы четкие требования к оформлению текстовых документов, используется любой приемлемый вариант.

Непременное условие – легкое восприятие и сохранение читабельности.

Какие критерии формирует гост для формирования бумаг

Гост не фиксирует строгих рамок. Для создания текстового файла в рамках распоряжения госта необходимо придерживаться стандартного набора характеристик.

Вид шрифта – calibri, times new roman. Величина букв – четырнадцатый, допускается двенадцатый размер. Текст обязательно равняется по ширине, каждый абзац имеет отступ на полтора сантиметра.

Какие правила формирует гост помимо этих основных параметров

  • Знаки препинания отделяются от слов и символов, следующих за ними пробелами. Перед знаком промежуток отсутствует.
  • Промежуток между строками текста устанавливается в размере полутора. Заглавие, название каждого раздела или абзаца отделяется от текста интервалом в размере двух.
  • После заглавия не ставятся знаки препинания.

Какие критерии создания текстовых файлов организации

Чтобы создать официальный документ  организации, потребуется проанализировать критерии и стиль организации в формировании документации. Помимо этого изучите, какие нормативы зафиксированы гостом.

Документ, в котором собраны нормы и критерии относительно создания и форматирования официальных текстовых файлов называется гостом 2.105/95. Большинство бумаг создается в книжном виде, и формате листа а4.

Правила оформления и параметры текста

ПоказательЗначение
Использование шрифтов в официальных документахCalibri, times new roman
Величина символов12, 14
Разделительный строчный промежуток1.5
Пронумеровать листыПо порядку, за исключением титульника
ГраницыСверху 20 мм, снизу 20 мм, слева 30 мм, справа 15 мм.

Заглавие выравнивается по центру и выделяется.

Между заглавием и текстом раздела устанавливается промежуток – тройка.

Технические бумаги

Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.

Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.

В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать. Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов.

Таблицы

Техническая и исследовательская документация содержит информацию или приложение в виде таблиц. Таблицы, которые находятся внутри документа, а не в приложении, нумеруются числовыми символами, например, таблица 1, таблица 3.

Разрешается счет таблиц в зависимости от глав. Наименование таблички располагается слева без отступных промежутков. Снизу под названием размещена таблица. Если она не влезает в рамки страницу, требуется разбить на две, или три части.

Изображения

Изображения используются для наглядности подаваемой в документе информации. Рисунки вставляются в тест, выносятся в отдельное приложение, или следуют после текста. Изображения требуется промаркировать числовыми символами по порядку следования.

Формулы

В отношении формул, помещаемых в текстовый документ, предусмотрены правила. После размещения формулы внизу размещается разъяснительная информация. Нужно расписать, какой символ что обозначает. Формулы возможно переносить, если величина превышает строку, необходима нумерация. Разрешается перечислять по ходу следования в рамках главы.

Приложения

Приложения локализуются в конце документа. В них собрана дополнительная, разъяснительная информация. Приложение имеет название.

Очередность определяется не числовыми, а буквенными символами, например, «приложение д», «приложение е». Разрешено для определения последовательности использовать латинские символы.

Если есть необходимость, информация делится на главы, выделяются абзацы, вписываются заголовки, и т.д.

Какой шрифт используется в документах по госту? Единого ответа нет. Выбор вида символов зависит от того, какой документ создается, какова сфера применения и назначение.

При создании документации в абсолютном большинстве случаев используется текстовый редактор ворд.

Параметры листа

Для создания стандартной официальной документации, потребуется открыть страницу документа и установить следующие параметры:

  1. Какой вид бумаги: бумага для печати белого цвета.
  2. Формат листа: а4.
  3. Книжный вариант расположения листа.
  4. Отступ от границ листа: слева 30-35 мм, справа – от 10 мм, сверху и снизу – от 25 мм.
  5. Цвет символов – черный.
  6. Величина символов – не менее двенадцати.
  7. Какой шрифт – calibri или times new roman.

Гостом 7.32/2001 установлены требования к интервалам различного значения.

Интервалы

  • Отступ абзаца – 14-18 мм (кроме красной строчки на таком расстоянии начинаются пункты списка перечисления).
  • Слева и справа интервалы не устанавливаются.
  • Промежуток междустрочный – в размере полутора.
  • Символы выравниваются по ширине, то есть равномерно распределяются от одного края листа к другому.

Параметры обязательно соблюдает составители научной и технической документации.

Для остальных документов соблюдение желательно, но не обязательно.

Существует гост 6.30/2003. В законодательном акте установлены требования к оформлению реквизитов определенных форм документации. Парила и нормы госты не существенные отличия от предыдущих гостов.

Допускается создание документа в формате а3. Нумерацию страниц проставляют по порядку, начиная с первого листа, следующего за титульным.

Списки перечисления нумеруются арабскими числовыми символами с указанием главы, в которой используются, например 1.1, 1.2, 1.3, и т.д.

Источник: https://dokivse.ru/yuridicheskie-litsa/kakoj-shrift-ispolzuetsya-v-dokumentah-po-gostu

Использование шрифтов в официальных документах по ГОСТу

Стандарты документа ворд по госту. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Слово «шрифт» произошло от немецкого schreiben — «писать». Это комплект букв, цифр и других символов, разработанных в едином стиле. Каждый такой набор имеет свое название (тип) на латинице и характеристики: размер, начертание, насыщенность, емкость, удобочитаемость.

Официальные документы

Составление основной массы официальных печатных документов не регламентируется строго по ГОСТу. Шрифт подбирается исходя из области применения.

Так, в бухгалтерском деле важна хорошая читабельность цифр; для документов, обрабатываемых преимущественно в электронном виде, используются стили, удобные для чтения с монитора (Arial, Helvetica, Verdana); где-то отдают дань печатной машинке и применяют системы с одинаковой шириной символов (Courier).

Обычно ведомства или крупные предприятия разрабатывают свои внутренние стандарты для ведения документооборота, которых и придерживаются все исполнители этой организации.

Безусловным лидером до недавнего времени являлся Times New Roman. Это и понятно, именно он был предустановлен в программе Word, самом распространенном редакторе текста. C 2007 года стандартным шрифтом для документов в Word русской версии стал Calibri.

С развитием информационных технологий, особенно в банковской сфере, стала нарастать популярность рубленых (или гротескных) шрифтов, к которым относятся уже упомянутые Arial и Helvetica. Однако свобода в выборе стиля не отменяет принципов разумности.

Набранный текст не должен выглядеть слишком вычурным, поэтому для документации не рекомендуются декоративные шрифты. Они больше подходят для рекламы, да и то дозировано.

Итак, не столь важно, какой шрифт используется в документах. По ГОСТам определены лишь наиболее значимые параметры наборов символов. Один из них — это размер.

При компьютерном наборе он должен составлять не менее 12 пунктов (он и является наиболее употребительным). Только в таблицах допускается более мелкий шрифт. Один пункт приравнивается к 0.

3528 мм или примерно 1/72 дюйма. Часто применяется и 14-й шрифт.

Правила оформления работ в Word’е. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Стандарты документа ворд по госту. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Еще со школьной скамьи все помнят знаменитую фразу учителя: «Новый абзац пишите с красной строки». Что же это такое «красная строка»? Еще в древних письменах первую букву всего текста писали очень большой, витиеватой, красивой, с отступом от левого края. А красивый на Руси значил «красный». Оттуда и повелась эта традиция.

    Еще со школьной скамьи все помнят знаменитую фразу учителя: «Новый абзац пишите с красной строки». Что же это такое «красная строка»? Еще в древних письменах первую букву всего текста писали очень большой, витиеватой, красивой, с отступом от левого края. А красивый на Руси значил «красный». Оттуда и повелась эта традиция.

Правильное расположение полей и отступов позволяет фокусироваться на тексте, автоматически зрительно выделяя смысловые акценты. Для различных документов необходимо особое оформление, но стандартным считается следующий вариант:

  Нижнее, верхнее, левое поля – 20 мм

  Правое поле – 10 мм

Отступ в красной строке может быть разным, в основном – 1,5 – 1,7 см.

1.  Чтобы установить поля в Microsoft Office 2007 следует отрыть вкладку «Разметка страницы» на главной ленте задач. Далее вы переходите в раздел «Параметры страницы». Здесь открываете иконку «поля». Во всплывшем окошке можно выбрать один из предлагаемых шаблонов. Если шаблоны вам не подходят, то можно настроить поля самостоятельно.

2.  Настраиваемые поля. В разделе «Параметры страницы» кликаете иконку «поля», далее открываете «настраиваемые поля». В открывшемся диалоговом окне вводите данные в сантиметрах. Здесь же можно указать расположение переплета.

3.  Вызвать окошко, в котором устанавливается размер полей, можно нажав на маленькую стрелочку в правом нижнем углу раздела «параметры страницы».

4.  После того, как вы установили привычные значения отступов от края страницы можно приступить к настройке значений красной строки. Заходите на вкладку «Разметка страницы», далее раздел «абзац». В правом нижнем углу данного раздела есть маленькая стрелочка.

Кликаете по ней. Всплывает окошко. Здесь в разделе «отступ» ищете фразу «первая строка». Здесь можно выбрать положение строки относительно всего текста: отступ, выступ, или отсутствие изменений.

Далее справа есть окошко, в котором вы вводите размер отступа в сантиметрах.

5.  Красная строка наиболее заметна, если между абзацами есть интервал. Такой способ оформления более удобен для небольших документов.

Для книг или дипломных работ (например) более приемлемо отсутствие интервала между абзацами.

Чтобы удалить или добавить разрыв, в том же диалоговом окне спускаетесь ниже, ставите галочку (или убираете) напротив фразы «не добавлять интервал между абзацами одного стиля».

Реферат – такая же научная работа, как и курсовая или дипломная. Поэтому студенту необходимо соблюдать правила оформления.

На что ориентироваться?

  • На рекомендации преподавателя;
  • На методички;
  • На ГОСТы.

В первую очередь уточните, есть ли у преподавателя какие-то свои требования к оформлению рефератов. Если их нет, загляните на кафедру и возьмите методичку по интересующей вас дисциплине.

Если нет и методички, стоит перейти к государственным стандартам. Не умничайте: если преподаватель выставляет свои требования, ориентируйтесь именно на них.

Правила оформления реферата по ГОСТу следует учитывать только в крайнем случае, когда иных источников информации нет.

Что это за ГОСТы?

В первую очередь это ГОСТ 7.32-2001 («Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» / ). Так как реферат относится к научным работам, этот ГОСТ следует изучить и взять за основу. Обратите внимание на пункт 5.3, посвященный рефератам.

Также почитайте ГОСТы, касающиеся оформления библиографических списков. Их – списки, ГОСТы и правила оформления – мы рассмотрим в другой статье.

Формат реферата

Оформление реферата по ГОСТу, актуальному на 2016 год, подразумевает:

  1. Печатную форму. Документ должен быть создан на компьютере, в идеале – в программе Microsoft Word.
  2. Распечатку на одной стороне листа. Формат стандартный – А4. Вторую сторону каждого листа оставляем чистой, бумагу не экономим.
  3. Поля страницы: левое – 30 мм, другие – по 20 мм.
  4. Выравнивание текста – по ширине. Красная строка оформляется на одном уровне на всех страницах реферата. Отступ красной строки равен 1,25 см.
  5. Шрифт основного текста – Times New Roman. Размер – 14 п. Цвет – черный. Интервал между строками – полуторный.
  6. Оформление заголовков. Названия глав прописываются полужирным (размер – 16 п.), подзаголовкитакже выделяют жирным (размер – 14 п.). Если заголовок расположен по центру страницы, точка в конце не ставится. Подчеркивать заголовок не нужно! Названия разделов и подразделов прописывают заглавными буквами (ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ).
  7. Интервалы после названий и подзаголовков. Между названием главы и основным текстом необходим интервал в 2,5 пункта. Интервал между подзаголовком и текстом – 2 п. Между названиями разделов и подразделов оставляют двойной интервал.
  8. Нумерацию страниц. Отсчет ведется с титульного листа, но сам лист не нумеруют. Используются арабские цифры.
  9. Правила оформления примечаний. Примечания располагают на той же странице, где сделана сноска.
  10. Оформление цитат. Они заключаются в скобки. Авторская пунктуация и грамматика сохраняется.
  11. Нумерацию глав, параграфов. Главы нумеруются римскими цифрами (Глава I, Глава II), параграфы – арабскими (1.1, 1.2).

Заголовки, названия разделов, подзаголовки лучше оформлять с помощью инструмента «Стили и форматирование» (Меню – Формат). В этом случае вы сможете оформить оглавление автоматически.

Дополнительные требования к оформлению реферата по ГОСТу (на 2018 г.)

Обратите внимание на титульный лист. В верхней его части указывают название организации (вуза), для которого был создан реферат. Ниже указывают тип и тему работы. Используют большой кегль. Под темой, справа, размещают информацию об авторе и научном руководителе. В нижней части по центру – название города и год написания.

Существуют отдельные требования к оформлению библиографических списков, таблиц, ссылок. С ними вы сможете ознакомиться в отдельных статьях.

Потратьте час на изучение стандартов. Это пригодится и в дальнейшем. Но есть вариант для ленивых студентов – оценить оформление реферата по ГОСТу (актуальному на 2018 год) по образцу. А если и это для вас сложно, и вы вообще ничего не хотите писать, воспользуйтесь помощью студлансера.

Все образцы документов, представленные Вам на страницах сайта, оформлены в одном стиле, форматирование сделано максимально удобным для их дальнейшей модификации.

Нами были приняты за основу следующие правила оформления договоров (эти правила успешно применяются при оформлении любых других документов):

Для того, кто не хочет тратить время на прочтение текстов мы предлагаем

Формат документов

Все образцы документов сохранены в формате .doc (приложение Word) и в формате.rtf (для обеспечения совместимости с другими текстовыми редакторами).

Примечание: На сегодняшний день далеко не все предприятия и пользователи имеют в своем распоряжении MS Office 2007, с которого был внедрен новый формат текстовых документов.docx.

Разметка страницы, абзацы

Поля страницы (рис. 1) – обычные: верхнее 2 см, левое 3 см, нижнее 2 см, правое 1,5 см.

Рис. 1. Параметры разметки подсвечены.

Межстрочный интервал – 1,0.

Выравнивание основного текста – по ширине страницы.

Шрифт

Шрифт исполнения документов – Times New Roman, размер 12 (основной) или 14.

Нумерация листов

Документы, оформленные на двух и более листах – пронумерованы. Номера листов проставлены арабскими цифрами без слова «страница» и разделительных знаков. Местоположение номера листа – нижний колонтитул справа (рис. 2).

Рис. 2. Номер листа отмечен красным, гиперссылка зеленым цветами.

Исключение составляют случаи, когда в поле нижнего колонтитула необходимо вывести другую информацию, например, подписи контрагентов. В таком случае номер располагается вверху справа.

Нумерация разделов

При нумерации разделов (рис. 3), подразделов, пунктов и подпунктов применяются только арабские цифры. После номера раздела, подраздела, пункта ставится точка. Нумерация разделов выполнена только с использованием функции многоуровневого списка, чтобы в дальнейшем не приходилось нумеровать пункты в ручном режиме при добавлении или удалении какого-нибудь пункта.

Рис.3. Нумерация разделов.

Числа

Многозначные числа, кроме 4-значных, разбиваются на классы по три цифры справа налево и отделяются один от другого пробелом в один знак. Порядковым числительным, кроме римских, указываются падежные окончания, которые пишутся через дефис. В сложных прилагательных, первой частью которых является числительное, падежные окончания не указываются.

Прочая информация

Файлы не содержат никаких персональных, защищенных, скрытых данных, макросов. Вы, с момента скачивания, имеете возможность для полного редактирования документа, без каких либо ограничений.. 2). Это сделано исключительно для удобства пользователей.

Такая информация может пригодится, в случае, если Вы через большой промежуток времени возвращаетесь к редактированию документа, но забыли его источник. Нажав на гиперссылку Вы перейдете на сайт источник.

Вы всегда можете без труда, при необходимости, удалить эти данные.

Источник: https://www.ldk1.ru/pravila-oformleniya-rabot-v-word-e-ispolzovanie-shriftov-v-oficialnyh.html

Каким размером печатаются официальные документы. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Стандарты документа ворд по госту. Использование шрифтов в официальных документах по госту

Идея этого материала родилась на занятиях, которые автор этих строк проводил для пользователей Word в одной окологосударственной организации. Сотрудников переводили на новую версию программы – тогда еще 2007-ю.

Сильное впечатление на меня произвел тот факт, что добрая половина вопросов касалась изменения умолчаний новой версии (наименования и размера шрифта, межстрочных интервалов, отступа красной строки, размеров полей, нумерации страниц и т. п.).

Оказалось, что в этой конторе – драконовская инструкция по ведению делопроизводства, с которой совершенно не вязались первоначальные настройки программы.

Чтобы убедиться в распространенности этой проблемы, достаточно набрать в поисковой строке правовой базы Консультант Плюс имя всем известного шрифта – Times New Roman.

В ответ вы получите список нормативных актов самых разных российских инстанций – от Генеральной Прокуратуры до региональных администраций. Все эти документы жестко предписывают: для ведомственного делопроизводства использовать именно Times New Roman и ничего другого.

Интересно, знают ли об этом маркетологи Microsoft, которые в двух последних версиях отказались от самого любимого в России шрифта как стандартной настройки русского Word?

Если ваш работодатель настаивает на соблюдении определенных требований к оформлению документов, данный материал, надеемся, поможет вам при переходе на новую версию программы – Microsoft Word 2010. С помощью этих рекомендаций вы сможете быстрее найти самые востребованные настройки и привести их в соответствие с нормами вашей организации.

Используя эти советы, учитывайте два важных обстоятельства:

  • Многие проблемы в Word можно разрешить несколькими разными способами. Вполне возможно, что другие авторы предложат совершенно иные рецепты решения тех же проблем. Это не должно смущать.
  • Описываемые здесь изменения предпочтительнее вносить в той очередности, в которой они расставлены в этой статье.

1. Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию

Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных автору российских инструкциях по делопроизводству.

Старожилы делопроизводства не исключают, что эта норма и родилась-то в давние времена потому, что Microsoft Word прежних версий предлагал этот шрифт в качестве стандартного.

Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого:

  1. или выбрав команду .
  2. Выберите команду ленты – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы.
  3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы (на рис. 1 мы, например, назвали ее Российская) и нажатием кнопки Сохранитьзафиксируйте изменения.
  4. Вновь войдите в меню – Изменить стили – Шрифты, убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.
  5. Еще раз вызовите меню – Изменить стили и выберите команду По умолчанию. Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

Рис. 1. Диалог Создание новых шрифтов темы

В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста

Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.

Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. А в последних версиях Word для этого параметра выбрано значение 1,15. Кроме того, Word 2007-2010 разделяет стандартные абзацы интервалами в 10 пунктов – это российские нормы вроде не отвергают, но и не приветствуют.

Чтобы облегчить изменение этих умолчаний, авторы Word 2010 добавили новую команду на вкладку в меню Изменить стили. Диалог, в который приведет нас эта команда, существовал и ранее, но добираться до него теперь удобнее. Воспользуемся этим:

  1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
  2. Выберите команду ленты – Изменить стили – Интервал между абзацами – Пользовательские интервалы для абзаца. Откроется вкладка По умолчанию диалога Управление стилями (рис. 2).
  3. На открывшейся вкладке приведите в соответствие с нормами вашей организации размер шрифта, расстояния перед и после абзаца, междустрочный интервал. На рис. 2 соответствующие параметры выделены рамками.
  4. Обязательно установите переключатель .
  5. Примените изменения нажатием кнопки OK.

Рис. 2. Вкладка По умолчанию диалога Управление стилями. Рамками выделены элементы управления, отвечающие за размер шрифта, интервалы между абзацами и между строками в абзаце.

Если вы – пользователь начального уровня и оформляете документы исключительно “вручную” (т. е.

ограничивайтесь командами, которые сосредоточены в группах Шрифт и Абзац вкладки ), на этом можно перейти к следующему совету.

Но если вы используйте при оформлении документов стили Word, то после описанных изменений придется также провести проверку используемых стилей на корректность шрифтов и межстрочных расстояний.

Если вы вникали в устройство стилей Word, то, вероятно, представляете, что они могут довольно сложно связываться между собой. Иногда внесение изменений в один стиль (родительский) приводит к корректировке дочерних стилей, в других случаях этого не происходит. Есть и такие стили, у которых вообще нет “родителей”.

Изучив эти связи, вы легко поймете, почему после вышеописанных изменений в одних ваших стилях шрифт и интервалы поправились “сами собой”, в других – нет. Там, где не поправились, это необходимо сделать вручную.

Например, ручной “доводки” потребуют встроенные заголовки Word (стили Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. п.). Делается это так:

  1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
  2. На вкладке в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить. Откроется диалог Изменение стиля (рис. 3).
  3. В диалоге Изменение стиля (рис. 3) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
  4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац. Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы.
  5. На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK.
  6. Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 3), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK.

Рис. 3. Диалог Изменение стиля.

Может показаться, что такая “возня” со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.

Примечание. Дотошные знатоки программы, возможно, скажут, что в Word 2010 есть команда, которая позволяет быстро привести стили к тому виду, который по умолчанию использовался в Word 2003.

Автор этих строк знает о такой команде, но не советует на нее полагаться. Стили Word 2003 были ближе к типичным нормам российского делопроизводства, но тоже в полной мере им не соответствовали.

Поэтому их все равно придется проверять и редактировать.

3. Приводим поля страницы к установленной норме

Источник: https://msutt.ru/kakim-razmerom-pechatayutsya-oficialnye-dokumenty-ispolzovanie-shriftov-v/

Juristorr
Добавить комментарий